Adjoint (E) Administrative - Montréal, Canada - SYSTRA

SYSTRA

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Adjoint (e) administrative**:

- Pays/Région: CA- Domaine: Support et transverse- Lieu: Montreal, CA- Type de contrat: CDI- Expérience: 00-02 ans- SYSTRA Canada est membre du groupe SYSTRA, groupe de conseil et d'ingénierie, leader mondial de la conception des infrastructures de transport. SYSTRA Canada est une firme d'ingénierie et de consultation, principalement dédiée au transport des personnes et des marchandises : étude de faisabilité d'une nouvelle ligne de chemin de fer, analyse de l'accroissement de la capacité de l'infrastructure actuelle, appui dans le processus de privatisation d'un réseau ferroviaire._

**About SYSTRA Canada**

SYSTRA Canada fait partie du groupe SYSTRA, un groupe international de conseil et d'ingénierie, leader mondial

dans la conception d'infrastructures de transport. SYSTRA Canada est une firme d'ingénierie et de conseil dédiée

aux solutions de transport, que ce soit pour les passagers ou les marchandises.

Imaginer et mettre en œuvre les solutions de transport sur mesure les plus sûres, les plus efficaces et les plus

économiques : voilà ce qui nous guide au quotidien. Grâce au savoir-faire de nos 7500 experts, nous intervenons

dans toutes les phases des projets de transport : Etudes préliminaires et de conception, phases de construction,

tests et mise en service, exploitation et maintenance.

Nos ingénieurs travaillent avec passion pour offrir aux personnes du monde entier la possibilité de se déplacer

librement chaque jour. Ce sont des hommes et des femmes qui mettent toute leur expertise entrepreneuriale et

leurs qualités humaines au service de transformer le monde grâce à des moyens de transport innovants.

Rejoignez-les et inventons ensemble les transports publics de demain.

L'ambition de SYSTRA est d'être la référence des solutions de transport et un leader d'opinion en matière de mobilité.

**Role et responsabilités**
- Secrétariat : impression, numérisation et mise en forme de divers documents.
- Réception et distribution du courrier, présence à la réception.
- Support au service RH : courriers, appels, classement, saisie de données,
- Support au service comptable : archives, opérations bancaires, factures, création de bons de commande

**De manIère plus détaillée, vous aurez les tâches suivantes**:

- Accueillir les invités à leur arrivée au bureau
- Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés
- Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants, prendre des messages pour la haute direction lorsque les appels transitent par le numéro principal.
- Organiser les cueillettes et les livraisons par messagerie (Montréal et Toronto)
- Veiller à ce que la zone de réception et les salles de conférence soient propres et présentables, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires, eau et brochures)
- Assurez-vous que la cuisine est soignée, propre et équipée des fournitures nécessaires telles que du café, des sucres, etc.
- Commande en restauration de bureau
- Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant les accès via la réception (surveiller les journaux, délivrer les badges visiteurs)
- Commander des fournitures de bureau, du café et maintenir l'inventaire.
- Organiser le voyage et l'hébergement et préparer les demandes de visa (occasionnellement).
- Effectuer d'autres tâches de réceptionniste telles que le classement, la photocopie, la transcription, la traduction.
- Toutes autres tâches connexes.

**Qualifications**

**Formation**: Un DEP ou un DEC en secrétariat ou en gestion de bureau

**Années d'expériences**: Au moins un an comme réceptionniste, comme secrétaire ou dans un domaine connexe

**Compétences techniques**:

- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Powerpoint, Excel)

**Qualités personnelles**
- Expérience pratique avec le matériel de bureau (par exemple : télécopieurs et imprimantes)
- Attitude et apparence professionnelles
- Solides compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français
- Capacité à être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent
- Excellentes compétences organisationnelles
- Compétences multitâches et en gestion du temps avec la capacité de prioriser les tâches
- Attitude orientée vers le service client
- Maintenir un haut niveau de confidentialité

**Conditions d'emploi**

**Nature du contrat** : Permanent - Temps plein - En présentiel

**Lieu** : Montréal - Québec - Canada

**Division** : Support

**Relève de** : Assistante au Président

**Rémunération** : Selon le profil

**_Note_**:
La présente description de poste a pour but de fournir une indication de la nature et des niveaux de travail,

des connaissances, des compétences, des aptitudes et des autres fonctions essentielles à exécuter dans le cadre

du rôle mentionné dans cette fic