Secrétaire des services consultatifs - Milton, Canada - Provincial and Demonstration Schools Branch

Description

Postulez d'ici: le lundi 29 avril h59min HAE

Secrétaire des services consultatifs

Organisme: Ministère de l'Éducation

Division: Direction des écoles provinciales et d'application

Ville: Milton

Langue du ou des postes: anglais

Conditions: 1 Temporaire(s) saisonnier (septembre à juin, renouvelable)

Code du poste: 09OAD - Personnel de bureau 09

Salaire: 26,41 $ - 30,78 $ de l'heure*
*Indique la rémunération énumérée selon la convention collective conclue avec le SEFPO.

Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions

Type de concours: Ouvert

Numéro du concours: Concours PDSB24-046)

Le ministère de l'Éducation, École Ernest C. Drury pour les sourds, Direction des écoles provinciales et d'application recherche une personne hautement qualifiée et motivée pour fournir des services de secrétariat et d'administration à la directrice, Programme de services consultatifs et soutenir la prestation des programmes de services consultatifs. Les écoles provinciales et d'application gèrent les programmes scolaires et les programmes d'activités après l'école avec la tradition et la réputation de répondre aux besoins académiques, personnels, sociaux, émotionnels et de développement de chaque enfant.

Joignez l'équipe qui fait une différence dans la vie des enfants et des jeunes de l'Ontario. Le ministère de l'Éducation, École Ernest C. Drury pour les sourds à Milton, offre une occasion passionnante pour une secrétaire des services consultatifs.

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Dans ce rôle, vous fournirez les services de secrétariat et de soutien administratif suivants à la directrice, Programme de services consultatifs.
Vous devrez :

• préparer une variété de documents;
• prendre des notes, notamment pour les procès-verbaux;
• répondre aux appels, accueillir les personnes et répondre aux demandes de renseignements généraux;
• organiser des réunions entre les interprètes en ASL pour le personnel et les familles;
• gérer les horaires et les calendriers;
• établir et maintenir un système de classement, de correspondance et de transmission;
• maintenir les stocks et gérer les commandes, préparer les états et les rapports financiers, présenter ces documents sous d'autres formes si nécessaire;
• assumer diverses autres tâches administratives et de bureau;
• mettre à jour et entretenir les bases de données propres à l'éducation:
• tenir à jour le dossier de la personne qui étudie;
• gérer la planification et la coordination des événements;
• maîtriser le fonctionnement de l'école;
• soutenir le personnel enseignant dans l'enregistrement des feuilles de temps;
• répondre aux demandes de renseignements du public:
• traiter des projets spéciaux et d'autres tâches assignées par la directrice;
• travailler en collaboration dans un environnement basé sur le travail d'équipe.

À quelles exigences dois-je répondre?

Connaissances et expérience

• Expérience avancée en matière d'administration et de secrétariat;
• Connaissance avérée des pratiques de bureau et des procédures administratives;
• Expérience de la gestion du système de renseignements sur la population étudiante;
• Maîtrise de la préparation, de la mise en forme et de la coordination d'une série de correspondances et de documents;
• Connaissance avérée de la préparation de rapports et de résultats de données.

Compétences techniques

Compétences techniques

• Expérience avérée de l'utilisation d'ordinateurs personnels et d'applications logicielles pour préparer la correspondance, les présentations, les feuilles de calcul, les bases de données, Microsoft Outlook et d'autres applications logicielles standard;
• Expérience avérée de l'utilisation d'équipements de bureau, notamment de photocopieurs et de télécopieurs.

Compétences en matière d'organisation, de raisonnement et de résolution de problèmes

Vous détenez les compétences suivantes :

• Compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et d'administration pour organiser un volume important de services administratifs et de secrétariat, pour fixer des priorités et respecter les délais, pour assurer un flux de renseignements coordonné et efficace au sein du bureau, du programme et de l'école;
• Capacité de raisonnement pour déterminer les questions à traiter en priorité lors de l'exécution d'une série de tâches administratives différentes dans des délais contradictoires;
• Aptitude au raisonnement et à la résolution de problèmes pour déterminer les mesures à prendre en cas de questions délicates;
• Capacité et connaissance de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Compétences en matière de communication et de service à la clientèle

Vous disposez des aptitudes suivantes :

• Maîtrise de la langue des signes américaine (ASL);
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles pour assurer un accueil efficace en personne et au téléphone, et capacité à utiliser l'IVD et à échanger des renseignements avec la clientèle ou le public;
• Capacité à transmettre des messages à l'aide de la messagerie scolaire;
• Capacité à fournir des renseignements aux parties prenantes, aux parents et à la population étudiante de manière courtoise et professionnelle;
• Compétences avérées en matière de communication écrite pour rédiger des lettres et des notes de service.

Renseignements supplémentaires:

Adresse:

• 1 anglais Temporaire(s) - Saisonnier(s), durée jusqu'à 10 mois, 255, RUE ONTARIO S, Milton, Région Centre, Vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables

Groupe de rémunération:

Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario

Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions

Horaire:

3.7

Catégorie:

Services d'administration et de soutien

Date de publication:

le lundi 15 avril 2024

Note:

• Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.
  
  Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la transition et de la sécurité (TSO), Direction des programmes relatifs au talent pour la FPO, à la Division du talent et du leadership pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.
  
  Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.

Comment postuler :

1. Vous devez postuler en utilisant un seul des modes de candidature indiqués ci-dessous.
2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.
4. N'oubliez pas de mentionner le numéro du concours correspondant à ce poste.
5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.

Où postuler : en mentionnant le numéro de concours PDSB24-046.

Collecte de renseignements

Vos renseignements personnels sont recueillis en vue de servir à évaluer vos qualifications dans le cadre d'un emploi dans la fonction publique de l'Ontario et des initiatives de modernisation du recrutement. Carrières FPO est un service commun autorisé conformément à l'article 6 de la Loi sur le ministère des Services gouvernementaux, L.R.O. 1990, chap. M.25. Cette collecte de renseignements personnels est nécessaire à la bonne gestion de Carrières FPO.

Ne donnez pas plus de renseignements personnels que ceux qui sont demandés dans l'offre d'emploi. Par exemple, ne fournissez pas votre numéro d'assurance sociale, vos coordonnées bancaires, votre photographie, etc. avec votre demande.

Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels, contactez-nous.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le lundi 29 avril h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.

Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario sont affichées en anglais et en français. Pour connaître les exigences linguistiques, vérifiez les renseignements sur la « langue du poste » figurant dans le haut de chaque offre d'emploi. Pour tous les postes, l'évaluation des candidates et candidats se fera en anglais, la langue usuelle de la fonction publique de l'Ontario. En ce qui concerne les postes désignés bilingues, la maîtrise du français des candidates et candidats sera également évaluée.

La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario.

À noter : est l'unique site Web qui accepte des candidatures en ligne pour un poste dans la fonction publique de l'Ontario