Agent, Transport Et Contrôle Des Décaissements - Ottawa, Canada - Canada Post - Postes Canada

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Ottawa, Canada

1 week ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
Numéro de la demande d'emploi : 172129
Fonction administrative : Soutien aux opérations
Ville principale : Ottawa
Province : Ontario
Type d'emploi : Temps plein
Statut d'emploi : Terme de 12 mois avec possibilité d'extension et/ou de permanence
Exigences linguistiques : Anglais essentiel
Classification et niveau d'employé : UPCEA05
Nombre de postes vacants : 1
Date de clôture (AAAA/MM/JJ) : 2023/09/12

**Description de l'emploi**:
L'agent, Transport et contrôle des décaissements examine, analyse, rapproche les factures et en autorise le paiement pour les services de transport terrestre, aérien ou maritime vers les administrations postales étrangères en vertu ou non d'une convention. Il est également responsable de la préparation des charges à payer mensuellement de manière rapide et précise et offre des analyses et des rapports sommaires ou détaillés sur les dépenses réelles par rapport au budget et aux prévisions mensuellement et annuellement.

**Responsabilités professionnelles**:
Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste d'agent, Transport et contrôle des décaissements.
- Vérifier et contrôler le paiement des services de transport; fournir les calculs nécessaires et vérifier les sommes dues. Examiner les détails des factures, vérifier les sommes réclamées en s'appuyant sur les données des systèmes de transport de la Société et sur les dossiers des paiements effectués afin d'éviter des erreurs et des paiements en double. Vérifier les tarifs et les facteurs de conversion et les appliquer conformément aux exigences contractuelles.
- Faire le rapprochement des factures pour garantir l'exactitude des paiements et autoriser le paiement des factures de façon à ce qu'il soit effectué à temps. Envoyer les autorisations aux Comptes fournisseurs en vue du traitement des paiements et fournir un préavis à la Gestion de la trésorerie lorsque les montants des factures sont très élevés.
- Concevoir et documenter le processus de paiement propre aux divers modes de transport. Élaborer et mettre en œuvre des mesures pour chaque processus de paiement. Déterminer et recommander des améliorations aux contrôles, aux processus et aux procédures du traitement des factures ainsi que d'éventuelles améliorations à l'efficacité des processus en vigueur.
- Générer des factures et autoriser le paiement aux fournisseurs en fonction des données dans le système de Postes Canada. Déceler les problèmes relatifs aux paiements et expliquer les mesures correctives nécessaires; guider et diriger les gestionnaires du procédé de transport, l'attribution de contrats de transport et le service des Comptes fournisseurs afin de mettre en œuvre les mesures correctives.
- Intervenir auprès des fournisseurs et des clients internes et externes pour répondre aux demandes concernant les paiements, corriger les erreurs et résoudre les problèmes de processus.

**Responsabilités professionnelles (suite)**:

- Établir des priorités dans le traitement des factures et tenir des dossiers de paiement des factures pour faciliter l'établissement de l'ordre de priorité et le contrôle du traitement des factures et pour faciliter la comptabilisation du passif, les prévisions et le calcul de la prime de rendement pour économie de carburant.
- Faire fonctionner des systèmes complexes sur gros ordinateur pour les transports ainsi que des systèmes sur ordinateur de bureau pour tenir à jour des tableaux, extraire des données et des rapports et faire des analyses à l'appui du processus de vérification des factures.
- Tenir à jour ses connaissances et son savoir-faire en ce qui concerne le processus de transport de la Société, le bureau d'expédition, les codes des transporteurs, les formulaires de connaissement et les opérations propres à l'industrie du transport.
- Contrôler et gérer les dossiers personnels de paiement des transporteurs, les tarifs et les modalités contractuelles ainsi que les questions connexes de rapprochement de comptes et les demandes de dossiers inactifs.
- Surveiller et créer des rapports, des analyses et des examens mensuels sommaires et détaillés des paiements, des sommes dues et des dépenses réelles pour les comparer aux prévisions et au budget établi.
- Préparer la comptabilisation mensuelle rapidement et de manière précise en fonction des estimations des sommes dues des entrepreneurs, des données du système, des tendances en matière de volume et des données antérieures. Soutenir l'analyse et la prévision des sommes dues en fonction des tendances en matière de transport. Préparer les certificats de paiement.
- Contrôler et fournir des rapports, des analyses et des examens périodiques des paiements des transporteurs.
- Recevoir, contrôler, examiner et assurer le bon regroupement et la préparation des documents AMRS pour la saisie des données par le fournisseur extern
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