Adjoint administratif ou adjointe administrative, École des sciences naturelles et Faculté des sciences, de génie et d'architecture - Sudbury, Canada - Université Laurentienne

Description

On demande

Poste à temps plein

Fonctions

La ou le titulaire de ce poste fournit du soutien administratif complet à l'École des sciences naturelles, y compris à tous ses programmes, au directeur de l'École, aux coordonnateurs de programmes, aux technologues et au corps professoral, et un certain soutien général à la population étudiante. Cette personne apporte du soutien aux directeurs et aux coordonnateurs dans les questions de gouvernance et les affaires des unités et internes et externes de l'Université, entre autres pour les budgets, les offres de cours, les charges de travail, les examens des programmes, le recrutement et diverses autres activités. Sous la supervision du directeur des opérations de la faculté, elle fournit sur demande des renseignements et des rapports au bureau du doyen.

Sous la direction du chef des opérations de la Faculté des sciences, de génie et d'architecture, la personne retenue exécutera ce qui suit :

• Recevoir et diffuser des informations, répondre à diverses demandes internes et externes, collaborer avec des intervenants internes et externes, entre autres : l'Unité coopérative d'écologie d'eau douce, le Centre d'écologie évolutionnaire et de conservation éthique, le bureau du doyen, d'autres écoles de la faculté, d'autres facultés, les Services financiers, le Vice-rectorat aux études, le Secrétariat général, le Bureau des études supérieures et le Service d'informatique;
• Surveiller et suivre divers budgets et produire des rapports en utilisant le formulaire Excel fourni, la carte d'achat, la petite caisse, les comptes de fournisseurs externes (Air Liquide, Praxair, Northern Uniform Service, Purolator, etc.), vérifier l'exactitude, la protection, la confidentialité et la sécurité conformément aux politiques et règlements de l'Université, entrer des demandes d'achat, payer des factures, préparer des demandes de transfert et des factures, signaler tout problème potentiel, etc.;
• Aider le directeur à établir et mettre à jour le calendrier annuel des cours et les charges de travail des professeurs, et participer à la préparation du fichier Excel annuel de dotation en personnel à remettre au bureau du doyen;
• Recevoir diverses demandes concernant le calendrier, signaler les conflits potentiels au directeur et au bureau du doyen, et préparer au besoin les plans directeurs des cours à transmettre au bureau du doyen;
• En collaboration avec le bureau du doyen, assurer les responsabilités de l'unité dans l'attribution des surcharges et des contrats de chargés de cours tout en se conformant à la convention collective de l'APUL et en suivant les différentes étapes, suivre ce processus en utilisant le formulaire Excel fourni, mettre à jour la liste des chargés de cours à chaque session, travailler en étroite collaboration avec le directeur et le directeur des opérations pour assurer un flux de travail efficace;
• Aider le directeur et les technologues à coordonner les travaux pratiques du premier cycle et aux cycles supérieurs en ce qui concerne le calendrier, la capacité des salles;
• Aider le directeur et les coordonnateurs de programmes à préparer les documents pour le Conseil des programmes en langue anglaise et tenir une fiche de suivi;
• Tenir la liste des nominations croisées, des professeurs auxiliaires, de l'agrément des superviseurs aux cycles supérieurs, et informer le directeur des renouvellements ou expirations à venir;
• Préparer et afficher les annonces de soutenances de thèses des cycles supérieurs en consultation avec l'École des études supérieures;
• Aider les coordonnateurs de programmes d'études supérieures à déployer efficacement les auxiliaires à l'enseignement;
• Participer à la préparation et aux mises à jour des formulaires de demande annuelle de financement d'auxiliaires à l'enseignement;
• Publier et diffuser les annonces et participer à la préparation des demandes de bourses d'études à tous les cycles (internes et externes) en consultation avec le directeur de l'École, les coordonnateurs de programmes et les coordonnateurs des études supérieures;
• Participer à l'organisation des réunions et effectuer des réservations pour divers projets, entre autres, les comités des programmes d'études, les comités des études supérieures et des événements de liaison;
• Assister le directeur dans la gestion de l'information, y compris les listes de contacts pour les étudiants de chaque programme de premier cycle et des cycles supérieurs, les superviseurs de programmes d'études supérieures et le recrutement;
• Prendre des notes et préparer les procès-verbaux et les ordres du jour des réunions de l'École à distribuer par voie électronique;
• Recueillir les points à mettre aux ordres du jour et distribuer les ordres du jour des réunions du conseil de l'École;
• Gérer le matériel et la papeterie du bureau ainsi que les systèmes de classement électronique;
• Contribuer à la collecte de données et de renseignements pour le processus d'examen des programmes;
• Communiquer les mises à jour requises de tous les sites Web hébergés à la Laurentienne concernant l'École, et assurer la mise à jour des pages de l'École dans le CMS et le CIR;
• Contribuer à la collecte de données et de renseignements pour les rapports annuels de l'École;
• Gérer un compte de courrier électronique de l'Université, la page personnelle dans LUNET (tenue, protection, contrôle de l'accès);
• Travailler avec une variété de logiciels, y compris Microsoft (beaucoup avec MS Word et Excel), Adobe Acrobat, Ellucian, GMail, Windows Explorer, PowerPoint , Tableau, Business Objects, etc.;
• Contribuer à la collecte de données et de renseignements, et ébaucher les documents requis pour les examens de programmes;
• Exécuter toutes autres tâches qu'on lui confie.

Exigences

• Diplôme d'études secondaires ou deux années d'études collégiales dans un domaine pertinent;
• De trois à cinq ans d'expérience en administration de bureau, avec de préférence, de deux à trois ans dans un milieu postsecondaire;
• Maîtrise des deux langues officielles, français et anglais, parlées et écrites;
• Expérience et connaissance approfondie de MS Word et Excel, compétences en organisation de données électroniques et de gestion de bases de données, ainsi que connaissance de PowerPoint, du courrier et des calendriers électroniques, et de la navigation sur Internet;
• Expérience dans l'application de politiques et processus institutionnels et de processus budgétaires;
• Expérience dans la coordination d'événements un atout;
• Connaissance du matériel de bureau standard et du dépannage de base de matériel et de programmes informatiques;
• Solides compétences en communication et relations interpersonnelles, expérience du service à la clientèle, un atout;
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, et capacité de prioriser de multiples responsabilités, de travailler sous pression afin de respecter les échéances tout en faisant face à des dérangements divers;
• Capacité de déterminer les informations et ressources nécessaires pour accomplir les tâches en faisant attention aux détails;
• Solides compétences stratégiques et analytiques, en résolution de problèmes et en réflexion critique;
• Motivation et capacité de s'adapter à un milieu diversifié en constante évolution;
• Capacité de travailler en collaboration et de façon autonome et de prendre des initiatives avec un minimum de supervision;
• Maturité, professionnalisme, discrétion et capacité d'assurer la confidentialité.
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles (français et anglais), obligatoire.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

Présenter une demande maintenant

Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

On demande :Adjoint(e) de bureau

On demande :Bureau des anciens

No. de poste : L

Traitement : 27,29 $ - 31,29 $ de l'heure

Concours se termine :
Tuesday, le 16 April 2024 à16h30