Coordonnateur(Trice) Administrative - Ottawa, Canada - Clinique médico-chirurgicale des Laurentides

Description

PROFIL DE POSTE
Coordonnateur administratif
- Coordonnatrice administrative
avril 2023

Description

La personne en poste est responsable de coordonner les activités administratives du secrétariat médicale, soient le respect des horaires de consultation des médecins spécialistes, la gestion des dossiers patients, les outils et processus du secrétariat médical et la répartition adéquate des ressources de son équipe. Elle coordonne les secrétaires médicales sous sa responsabilité et assure le suivi des politiques et procédures de l'organisation. Elle veille à l'optimisation de la fluidité des services clinico-administratifs et collabore à la planification, l'organisation, la réalisation, le contrôle et l'évaluation de l'offre de service ainsi que l'encadrement et le soutien du personnel sous sa responsabilité. Elle s'assure de la bonne gestion des ressources humaines, financières et matérielles selon les orientations de l'organisation.

La personne en poste relève de la Directrice des opérations et collabore au quotidien avec l'équipe médicale. Le travail d'équipe est au cœur de la stratégie de l'entreprise, c'est pourquoi la personne retenue pour le poste devra démontrer sa capacité à établir et développer des liens de communication et de collaboration afin de bâtir des relations de confiance avec les différents intervenants.

Responsabilités
- Superviser l'organisation logistique et opérationnelle des postes d'accueil et de secrétariat.
- Superviser la gestion des horaires de consultation des médecins spécialistes, la gestion des dossiers patients et l'utilisation des outils informatiques pour l'octroi et la confirmation des rendez-vous.
- Effectuer les commandes de fournitures de bureau.
- Mettre en place des procédures administratives et en assurer leur respect.
- Encadrer les secrétaires médicales et assurer des pratiques de travail respectueuses et équitables.
- Préparer de manière optimale les horaires de travail pour les secrétaires médicales.
- Assurer une communication fluide et efficace dans son équipe, incluant l'organisation de rencontres.
- Gérer les situations problématiques avec ouverture d'esprit et positivisme. Être une personne-ressource pour les secrétaires médicales.
- Offrir un soutien en secrétariat si nécessaire.
- Recevoir les suggestions et idées d'amélioration de l'équipe et en assurer le suivi et l'implantation.
- Procéder à l'accueil, l'intégration et l'évaluation des nouvelles secrétaires médicales.
- Procéder aux suivis trimestriels et aux évaluations annuelles des secrétaires médicales.
- Analyser les statistiques d'appel et assurer le suivi des indicateurs avec de la Direction.
- S'impliquer dans des projets spéciaux au besoin.

Profil recherché
- Adhérer et soutenir la mission, la vision et les valeurs de l'organisation.
- Excellentes capacités de communication et de suivi des tâches.
- Expérience professionnelle en supervision et en encadrement de personnel.
- Capacité à gérer des imprévus et des situations problématiques avec calme et contrôle.
- Autonomie, souplesse, esprit d'initiative et capacité de travailler sur plusieurs dossiers à la fois.
- Bonne gestion des priorités et capacité de déduction. Capacité à prendre des décisions.
- Bonne connaissance de l'environnement Windows et Office 365. Aisance générale avec l'informatique.
- Expériences pertinentes en santé, particulièrement en clinique médicale (un atout).
- Connaissance du dossier médical électronique Omnimed (un atout).

Niveau d'étude

Dans un champ relié à la fonction.
Toute expérience relative à l'emploi sera considérée.

Conditions et avantages

Statut de l'emploi : Poste permanent (temps plein) / 37,5h par semaine.
Lieu: Clinique Médico-chirurgicale des Laurentides, 305 rue du Docteur Charles-Léonard, Saint-Jérôme, QC.
Stationnement: Gratuit, payé par l'employeur.
Horaire: Lundi au vendredi de jour.
Vacances annuelles: 4% à la première année. 6% après 1 an de service.
Matériel informatique : ordinateur portable fournis par l'employeur.
Salaire : À discuter.

Comment postuler

Entrée en fonction souhaitée: le plus tôt possible.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Expérience:

- administration: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail