Administrateur(Trice) de Bureau - Ottawa, Canada - Centre médical Ste-Anne (1992) Inc.

Description

**Poste disponible**

**1 poste d'administrateur(trice) de bureau temps plein (35 heures/semaine) - contrat à durée indéterminée**

**Poste de jour (8h00 à 16h00) et occasionnellement en soirée et samedi matin (remplacement)**

**Description du milieu**

Le Centre médical Ste-Anne 1992 (CMSA) est une organisation de services de santé familiaux (FHO) situé dans la basse ville d'Ottawa et qui offre des soins médicaux et de santé afin d'améliorer et/ou maintenir la santé et le bien-être de ses patients membres tant sur le plan physique et mental.

Notre équipe est composée de médecins de famille, d'une infirmière praticienne et d'une équipe multidisciplinaire comprenant 2 infirmières, un consultant en psychiatrie, un psychologue, deux travailleurs sociaux, une diététiste, un orthésiste-prothésiste, une infirmière en soins de pieds, 4 membres de soutien administratif. Nos dossiers patients électroniques (EMR) sont pris en charge par le logiciel PS Suite (PSS).

**Profil recherché**

La personne idéale possède des connaissances et de l'expérience en supervision de personnel et en soutien administratif idéalement dans une clinique médicale ou dans le milieu des soins de santé. Elle est orientée vers le service-client et sait communiquer efficacement avec les divers professionnels de la santé et les médecins. Elle possède une grande flexibilité et s'adapte facilement aux changements et aux demandes urgentes.

Ce poste pourrait intéresser les personnes qui aiment le travail auprès d'une clientèle vulnérable et qui aime le rythme soutenu d'un travail de première ligne (réception, accueil, assistance aux médecins et aux professionnels de la santé). Le centre est axé sur l'amélioration continue de ses processus et favorise une force de travail engagée et dynamique.

**Résumé des tâches**
- **Gérer des activités reliées au service aux patients**
- Créer les horaires des rendez-vous pour les médecins, les infirmières praticiennes et les professionnels de la santé selon les procédures établies.
- Assurer le comblement des plages de rendez-vous afin de maximiser l'utilisation des ressources.
- Vérifier la validité des paramètres liés à la facturation, mettre à jour le statut du patient, faire les suivis avec les patients concernant les absences, les factures en souffrance etc.
- Mettre à jour la liste des nouveaux patients, distribuer les nouveaux patients selon les directives de la Direction.
- Identifier et régler les problèmes quotidiens afin d'assurer un excellent service à la clientèle.
- Recevoir les plaintes des patients, investiguer les causes, donner suite aux plaintes en apportant des correctifs si nécessaire tout en traitant les patients avec courtoisie et respect.
- Comprendre et appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels (PHIPA).
- Analyser les diverses demandes (formulaires, transfert de dossiers médicaux) et coordonner la transmission des informations ainsi que le paiement des frais qui y sont reliés.
- Gérer les comptes à recevoir provenant des patients, des compagnies d'assurance, des firmes d'avocats ou autres.
- Inscrire les comptes à recevoir des patients (WSIB, compagnie d'assurance ou avocats) dans la section « Account receivables » du DME, envoi des factures, appel téléphonique pour faire un arrangement de paiement pour les paiements en souffrance.
- Tenir et concilier une petite caisse, faire la réconciliation des paiements automatisés, remettre le rapport mensuel à la comptable.
- Envoyer des lettres (envoi de masse) pour aviser les patients de messages d'intérêt.

**2.0 Superviser le personnel du soutien administratif**
- Participer au processus d'embauche des commis.
- Planifier, coordonner et effectuer l'orientation et la formation des commis.
- Superviser et coordonner le travail des commis (outils, mini-formations pour rehausser les connaissances, améliorer la qualité du travail ou éliminer les risques.
- S'assurer que le service-client rencontre les attentes tant au niveau de l'efficacité que la qualité du service.
- Instaurer une collaboration au sein de l'équipe de travail.
- Participer activement dans les évaluations de rendement des commis.
- Promouvoir la performance et encourager l'innovation en communiquant clairement les attentes, en effectuant les suivis afin de corriger les erreurs ou la contre-performance, en fournissant une rétroaction continue et un encadrement au besoin.
- Planifier la couverture des activités du secrétariat (horaire et couverture des absences, modification des tâches).
- Participer à la révision au besoin des documents liés aux tâches administratives, formation des commis, révision des politiques et procédures reliées au secrétariat.

**3.0** **Gérer les fournitures de bureau**
- Voir au bon fonctionnement de l'équipement de bureau.
- Gérer un inventaire des fournitures de bureau et de form