Secrétaire de Direction - Montréal, Canada - Concordia University

Concordia University

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Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Numéro de poste**: / P5623
**Département**:Études supérieures
**Niveau**:GR10
**Campus**:Sir-George-Williams (centre-ville)

**Salaire**:$33,61 - $40,47 / heure
**Syndicat/Association/Politiques RH**:SESUC

Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.

Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.

En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.

**NATURE DU POSTE**
Sous la direction de la chef des opérations, coordonner les activités et apporter un soutien logistique et administratif au Décanat de l'École des études supérieures.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Gérer l'emploi du temps de la doyenne ou du doyen; fixer ses rendez-vous et réunions internes et externes; inscrire les renseignements pertinents dans son agenda et mettre à jour sa liste de contacts; rédiger les avis de réunions et les ordres du jour; réunir la documentation à distribuer; assurer le suivi des points à l'ordre du jour; organiser les réunions et faire le nécessaire pour la réservation des salles et l'obtention de services de traiteur.
- Gérer et classer la correspondance quotidienne du décanat; accomplir des tâches administratives et de secrétariat pour la doyenne ou le doyen : répondre aux demandes adressées par courrier, par téléphone ou en personne; transmettre les demandes téléphoniques aux personnes concernées pour qu'elles en fassent le suivi; rédiger des lettres et des notes de service.
- Préparer les dossiers pour la doyenne ou le doyen - entre autres, rassembler les renseignements servant à constituer les dossiers externes et internes; utiliser un système de rappel et de suivi pour assurer une gestion efficace des documents; organiser et tenir à jour les dossiers confidentiels.
- S'occuper des questions protocolaires, rédiger la documentation pertinente et les notes de synthèse de la doyenne ou du doyen
- Préparer les dossiers et la correspondance; prendre des notes et les transcrire sous forme de procès-verbal lors des activités et réunions internes et externes (par exemple : ADESAQ, BCI, ACFAS et autres organismes à l'échelle provinciale; ACDEA et Council of Graduate Studies à l'échelle nationale et nord-américaine).
- Informer la doyenne ou le doyen des questions requérant son attention immédiate, et effectuer un suivi au besoin.
- Planifier les voyages de la doyenne ou du doyen au pays comme à l'étranger; préparer les notes de frais de déplacement et les rapports de dépenses mensuels pour le compte de la doyenne ou du doyen.
- Assurer le traitement des dépenses budgétaires et des factures pour le compte de l'école, ainsi que des notes de frais de la doyenne ou du doyen; saisir les données dans les systèmes de finance et traitement de la paie.
- Aider la doyenne ou le doyen en ce qui concerne les comités spéciaux ou les groupes de travail, au besoin.
- Accomplir d'autres tâches liées au fonctionnement du décanat.

**QUALIFICATIONS**
- Diplôme d'études collégiales (3 ans) en bureautique ou dans un domaine connexe et de quatre à sept ans d'expérience pertinente, y compris une expérience reconnue de travail dans un bureau de haute direction.
- Bonne connaissance (niveau 4) de l'anglais et du français parlé et écrit pour communiquer efficacement avec les membres du corps professoral, du personnel et de l'effectif étudiant, ainsi que pour rédiger de la correspondance, des documents et des rapports.
- Connaissance de base de Word et d'Excel; connaissance intermédiaire de PowerPoint en vue d'aider à préparer les présentations.
- Excellent jugement en matière d'évaluation et de planification des priorités.
- Bon sens de l'organisation; capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, ainsi qu'à établir et à respecter les priorités tout en faisant preuve de souplesse.
- Sens aigu de la communication et des relations interpersonnelles; grand professionnalisme et aptitude à travailler avec la haute direction.
- Sens de la discrétion et de la confidentialité; aptitude à traiter des dossiers délicats.
- Capacité à travailler en équipe.
- Disponibilité pour faire des heures supplémentaires au besoin.
- Connaissance de l'Université Concordia et des systèmes d'enseignement propres aux cycles supérieurs un atout.

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