Spécialiste en Documentation - Montréal, Canada - Héma-Québec

Héma-Québec

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**RÔLE ET RESPONSABILITÉS**

Relevant du chef de gestion documentaire, vous assumez la responsabilité des activités reliées au processus de la structure documentaire d'Héma-Québec. Vous maintenez la nouvelle structure, dans le système informatique qualité, pour les documents contrôlés réglementaires et administratifs. Vous participez activement à la mise à jour du processus de gestion documentaire et vous vous assurez que les exigences réglementaires et internes soient respectées auprès des intervenants qualité de son secteur.**Plus particulièrement, vous**:
**Gardien de la structure**:

- Assurez le respect des gabarits et des exigences de rédaction, et ce, en collaboration avec les spécialistes en gestion documentaire tout en assurant la conformité des livrables);
- Agissez en tant expert système informatique qualité pour les documents de la nouvelle structure;
- Effectuez une vigie documentaire;
- Effectuez l'approbation initiale des ordres de changements (OC) pour respecter les critères de rédaction. Vous analysez les demandes de création de documents, déterminez le type de document à créer en collaboration avec le service demandeur, assigner un numéro de document et envoyez le lien vers le gabarit approprié;
**ou**
- Analysez les demandes de révision de document, voir l'impact du changement sur les autres documents et/ou les autres secteurs;
**et**
- Collaborez avec le coordonnateur qualité, conformité et projets opérationnels de la vice-présidence qualité et développement et les propriétaires de processus Q&D pour les mises à jour et les correctifs de documents suite à des observations, non-conformités ou CAPA;
- Gérez les gabarits et exigences de rédaction (revues qualité).

**Distribution de document**:

- Assurez le respect des exigences lors des nouvelles demandes de distribution papier;
- Effectuez les vigies dans le système informatique pour assurer la disponibilité des documents (nouveau ou en révision) à temps dans les secteurs définis;
- Effectuez la distribution des versions papier des documents contrôlés pour tous les secteurs;
- Assurez le suivi du processus de retour des documents périmés et déclarer les écarts au processus via le processus défini;
- Collaborez avec le spécialiste principal assurance qualité systèmes et le conseiller à la formation réglementaire (qualité) pour assurer une formation des intervenants sur le processus;
- Effectuez une vigie de ses indicateurs qualité en collaboration avec le coordonnateur qualité, conformités et projets opérationnels et faire les suivis nécessaires auprès des intervenants;
- Analysez les demandes de nouvelles copies papier versus l'accessibilité électronique des documents dans les secteurs avec le spécialiste en gestion documentaire via le projet de la refonte documentaire.

Généralités:

- Participer aux activités liées à l'amélioration continue et mises à jour des documents et processus de son secteur d'activités;
- Collaborer aux audits internes et externes.

L'énumération des tâches et responsabilités mentionnées précédemment n'est pas restrictive. Dans l'exécution de ses fonctions, le titulaire effectue toute tâche connexe à son emploi pour le bon fonctionnement de l'organisation.

**EXIGENCES**
- Détenir un diplôme d'études collégial ou diplôme universitaire pertinent,
- Posséder 5 années d'expérience en gestion documentaire dans l'industrie du sang ou du médicament ou expérience équivalente;
- Détenir une certification qualité et pour des processus gestion documentaire représente un atout.
- Toute combinaison de formation et expérience, jugées équivalentes et/ou pertinentes, seront prises en considération.
- COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Être reconnu pour aimer le travail en équipe ;
- Posséder une grande habileté en communication, capacité d'exprimer sa pensée, d'expliquer un processus et d'être à l'écoute ;
- Avoir une capacité d'organisation du travail qui vise résultats et efficience ;
- Grande capacité d'analyse, sens critique (esprit logique) et rigueur ;
- Posséder un bon service à la clientèle ;
- Être autonome avec un esprit d'initiative (est capable de gérer son temps, prioriser les requêtes) ;
- Connaître les bonnes pratiques de fabrication ou de laboratoire ;
- Faire preuve de rigueur pour la vérification de la complétion des documents selon des critères établis ;
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.) et des outils de communication pour le télétravail (Zoom, Teams, etc.);
- Un atout : Aisance dans les outils informatiques de gestion (SAP, Trackwise, etc.).

COMPÉTENCES RÉGLEMENTAIRES
- Bonne connaissance des BPF/BPD ;
- Faire preuve de rigueur et intégrité;
- Posséder une très bonne capacité de rédaction.

**Information supplémentaire**
- Mode hybride avec 2 jours de présence au bureau de Montréal ( modifiable