Services Internes - Montréal, Canada - Osler Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l.

Description

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est un chef de file en matière de droit des affaires au Canada. Grâce à ses 500 avocats qui travaillent dans les bureaux de Montréal, Toronto, Ottawa, Calgary, Vancouver et New York, Osler conseille de nombreux chefs d'entreprise canadiens, ainsi que des clients américains et internationaux ayant des intérêts importants au Canada.

Osler est fier d'attirer et de conserver certains des plus grands talents dans le monde juridique. Nos avocats, nos étudiants et les membres du personnel ont mis en place une culture de cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées. Osler est un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

**Résumé du poste**

Le technicien ou la technicienne, services internes, assure la distribution quotidienne du courrier et des colis et répond aux diverses demandes relatives aux locaux et au service de l'approvisionnement du bureau de Montréal, telles que les déplacements de mobilier et d'équipement, le tri et l'acheminement du courrier et le traitement des commandes générales de fournitures de bureau. Le technicien ou la technicienne, services internes, veille également à ce que toutes les tâches soient entreprises et exécutées conformément aux directives générales en matière de sécurité.

**Principales responsabilités**
- Préparer les salles de conférence du centre de conférence et des étages où les activités sont exercées en prévision des séminaires et des réunions (tant pour les membres du cabinet que pour les clients). Installer et réinstaller le mobilier et l'équipement conformément aux demandes.
- Communiquer l'état d'avancement de l'installation ou de la réinstallation avec le directeur des services internes.
- Répondre à diverses demandes relatives aux locaux, tel que planifié par le directeur, y compris l'installation d'équipement de bureau et l'exécution de réparations mineures. Effectuer un suivi de l'état d'avancement de la demande auprès du directeur des services internes.
- Effectuer l'inspection des salles de conférence, des toilettes, de l'espace, des trousses de premiers soins et des fournitures requises dans le cadre du plan national d'intervention en cas d'urgence selon le calendrier. Signaler les problèmes au directeur des services internes.
- Préparer les bureaux et les postes de travail pour les personnes nouvellement embauchées. Veiller à ce que le bureau soit propre, que les meubles et le tapis soient nettoyés, que les murs aient été réparés, que les plaques nominatives soient en place et que les fournitures de bureau standards soient en place.
- Effectuer les tâches relatives aux déménagements internes et à l'arrivée des étudiants, y compris étiqueter les meubles, aider à rassembler et empaqueter les effets personnels rangés dans le bureau. Déplacer les boîtes, les chaises ou les autres meubles selon les besoins. Veiller à ce que le bureau et le poste de travail soient en ordre une fois le déménagement terminé (tapis nettoyé à l'aspirateur, présence d'une poubelle et d'un bac de recyclage et plaque nominative en place).
- Nettoyer les bureaux des employés qui quittent le cabinet. Veiller à ce que les plaques nominatives soient enlevées et que les fournitures soient retirées et retournées au centre de service. Faire l'inspection des meubles et du bureau et signaler les réparations nécessaires au directeur des services internes. Remettre les bureaux et les postes de travail en ordre après les avoir vidés.
- Préparer et livrer les trousses de démarrage (fournitures de bureau et pochette en lien avec le plan national d'intervention en cas d'urgence) avant l'arrivée d'une nouvelle personne embauchée au sein du cabinet (déballer les fournitures et les installer de manière ordonnée dans le bureau ou au poste de travail).
- Remplacer les cartes d'accès perdues.
- Vérifier l'état des fournitures dans les salles de photocopies et sur les étages et assurer le réapprovisionnement de ces espaces y compris l'approvisionnement en papier dans les salles de photocopies (le matin et l'après-midi).
- Réapprovisionner les salles de photocopies en papier.
- Vérifier l'état des fournitures et assurer leur réapprovisionnement dans les salles de conférence.
- Accompagner les fournisseurs qui se présentent au bureau pour effectuer des réparations, entre autres.
- Effectuer la collecte des boîtes et des cartables (provenant des adjointes juridiques vers les endroits appropriés ).
- Livrer les dossiers et les boîtes au service de gestion des dossiers (et du service de gestion des dossiers aux les professionnels du droit).

**Tâches reliées à la distribution**
- Répondre aux diverses demandes de distribution planifiées par le directeur des services internes, y compris les demandes de cou