Agent(E) de Soutien Administratif Classe Principale - Montréal, Canada - Cégep du Vieux Montréal

Cégep du Vieux Montréal

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre d'emploi:
- Agent(e) de soutien administratif classe principale- Numéro de référence:
- C Catégorie d'emploi:
- Soutien administratif- Direction:
- Direction des ressources matérielles- Service:
- Sans objet- Nom du supérieur immédiat:
- Marie-Josée Fiset- Entrée en fonction prévue:
- Un cégep ouvert d'esprit-
- Description:
- NATURE DU TRAVAIL
- Au sein d'une équipe dynamique d'une cinquantaine de personnes, vous collaborerez à offrir aux membres de la communauté du cégep du Vieux Montréal un environnement sain et de qualité. Les services offerts par l'équipe des ressources matérielles sont variés et essentiels au bon fonctionnement du collège : entretien sanitaire, aménagement intérieur et extérieur, services spécialisés en bâtiment, approvisionnement et nombreux projets de construction, pour ne nommer que ceux-là.
- L'agent de soutien administratif, classe principale, accomplit ainsi des tâches de secrétariat complexes et variées et participe à diverses opérations afin de faciliter le déroulement des activités courantes de la direction. Elle assure notamment la coordination d'un ensemble de tâches administratives requises pour la location des espaces par des organismes externes et le suivi du dossier des assurances du collège.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Réalise des tâches de secrétariat:
- Transcrit, produit, diffuse et classe une variété de documents et de communiqués, selon les besoins du service ;
- Conseille le personnel du service sur le langage administratif, veille à la révision linguistique, à la présentation adéquate des documents produits, et en effectue la mise en forme dans différents logiciels ;
- Organise les rencontres de service et les réunions des comités relevant de la Direction et est appelé à en rédiger les comptes-rendus ;
- Est responsable du classement et de la gestion documentaire des documents du service ;
- Assiste les gestionnaires dans diverses tâches administratives ;
- Tient à jour différents outils de travail de la direction.
- Assure et coordonne la location des espaces par des organismes externes en collaboration avec l'utilisation interne ;
- Fournit aux clients potentiels l'information nécessaire pour répondre à leurs besoins et organise une VISITE DES INSTALLATIONS SI NECESSAIRE ;
- Prépare une soumission selon les besoins exprimés ainsi que le contrat le cas échéant ;
- Prépare la facturation et procède aux ajustements requis ;
- S'assure des suivis requis par la location avec différents services du Cégep ;
- Effectue toutes les tâches et suivis requis auprès des clients

Réalise des tâches en lien avec l'approvisionnement:
- Produit ou vérifie des demandes d'acquisition de biens et services nécessaires aux activités de sa direction, et en assure le suivi ;
- Complète divers formulaires d'autorisation et de validation, et fait les suivis nécessaires.
- Sur demande, procède à des demandes de soumissions et de recherches de prix pour les besoins de la direction ;
Réalise des tâches en lien avec le dossier d'assurances du collège:
- Assure le suivi de la mise à jour des données du dossier pour le renouvellement annuel des assurances ;
- Coordonne et assure le suivi des réclamations auprès des courtiers d'assurances ;
- Répond aux demandes de certificats des responsables de stages ;
- Répond aux autres questions concernant les assurances en soutien avec les courtiers.

En l'absence de son collègue à l'accueil de la direction, elle accueille les clients, reçoit les appels, traite les requêtes et les situations urgentes ;
- Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.
- QUALIFICATIONS REQUISES- Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec une option appropriée, notamment en secrétariat, ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
- Avoir au moins six (6) années d'expérience pertinente en lien avec ce poste.

EXIGENCES PARTICULIÈRES- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques et de la suite Office (Word, Excel et Outlook) ;
- Autonomie et jugement ;
- Discrétion et sens du service à la clientèle ;
- Grande capacité à travailler en collaboration avec tous les membres de son équipe ;
- Sens de l'organisation et rigueur administrative.

Tests requis :- Statut de l'emploi:
- Remplacement temps complet- Durée de l'emploi prévue:
- Indéterminée ou jusqu'au retour de la titulaire absente (retour prévu le 2 août Lieu de travail:
- Cégep du Vieux Montréal, 255, rue Ontario Est, Montréal, H2X 1X6- Horaire de travail:
- 35 heures/semaine, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30.- Date début de l'affichage:
Date et heure de fin de l'affichage externe:
:00- Échelle salariale:
- 23,12 $