Agent(E) de Soutien Administratif - Ottawa, Canada - CEGEP de Saint Jerome

CEGEP de Saint Jerome

Verified Company

Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Un cégep de tête, de cœur et plus grand que nature**
Nos 3 campus sont nichés dans la magnifique région des Laurentides. Nous y cultivons un milieu
qui valorise l'expertise et les habiletés interpersonnelles au service du succès de nos étudiants.
Joignez un milieu de vie innovateur où l'effervescence des idées est encouragée.

**Responsabilités**
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la
coordination d'un ensemble de travaux administratifs à la Gestion des programmes et des stages.
Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se
caractérisent par la complexité, l'expertise et l'autonomie.

**Principaux défis**:

- Assurer la coordination de différents dossiers et certaines tâches au sein de la Gestion des
- programmes et des stages;- Être responsable de la gestion administrative d'activités relatives au secteur de la Gestion des

programmes et des stages, notamment des documents relatifs aux stages (contrats, milieux
de stages, déplacements, formations...), de la préparation, validation des feuilles de temps,
demandes de personnel, horaire du personnel de soutien, organisation de rencontres
impliquant plusieurs intervenants;
- Préparer et transmettre des bons de commande, des demandes d'achat, des demandes de

paiement et de remboursement pour les programmes et en assurer le suivi auprès de la
Direction des finances et de l'approvisionnement;
- Collaborer avec les coordonnateurs de stages de l'ensemble des programmes pour la

transmission d'informations et de questions relatives aux stages;
- Collaborer avec les enseignants et enseignantes responsables à la préparation des sessions

dans les centres d'aide ainsi que pour les stages;
- Assurer l'organisation des calendriers et étapes de transmission d'informations pour chaque

session;
- Participer à la gestion de la plateforme (logiciel) de stage;
- Assurer un suivi de certaines demandes du personnel enseignant des départements (budget,
- etc.);- Supporter les étudiantes dans le suivi de certaines demandes relativement aux stages.
- Tenir à jour les agendas et la boîte courriel du service, organiser les réunions, convoquer les
- personnes participantes, réserver les locaux et préparer les dossiers nécessaires;- Rédiger des notes de service, des ordres du jour, ainsi que toutes autres correspondances

courantes et en assurer les suivis nécessaires.

Visualiser le contenu de la description de cette classe d'emploi** ICI.**

**Ce défi est pour vous si**:

- Vous avez des aptitudes pour le service à la clientèle (approche client);- Vous avez le sens de l'organisation et avez la capacité à gérer les priorités;
- Vous faites preuve de rigueur, de minutie et de jugement;
- Comme nous, le mot qui décrit votre mode d'action est : COLLABORATION.

**Votre parcours professionnel comprend**:

- Un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études professionnelles avec option
- appropriée ;- Six (6) années d'expérience pertinente;
- Une bonne connaissance de la suite Office, particulièrement Word et Excel;
- Une bonne connaissance du français et de l'anglais écrit et parlé.

Le Cégep de Saint-Jérôme applique un programme d'accès à l'égalité à l'emploi et invite les femmes, les minorités
outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes handicapées qui en font la demande.

**Lieu**
Cégep de Saint-Jérôme

**Service/département**
Gestion des programmes et des
stages***

**Statut**
Projet spécifique à temps
complet

**No de concours**
S2123-ASAP_01394

**Supérieur(e)**
Nancy Desjardins,
Directrice adjointe des études

**Classe/salaire**
23,12 $ à 28,31 $

**Horaire**
Lundi au vendredi
de 8 h à 16 h

**Entrée en fonction**
Aussitôt que possible et jusqu'au
plus tard le 30 juin 2024

**Tests requis**
**(résultats attendus)**
**Français** - 10 fautes et moins
**Word** - 70 ou plus
**Excel - **70 ou plus

Du **17 au 23 avril 2023 à 16 h**
pour compléter votre profil de

Seules les personnes invitées
en entrevue seront contactées.