Secrétaire Administrative - Terrebonne, Canada - Cégep Régional de Lanaudière

Cégep Régional de Lanaudière

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Terrebonne, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

L'emploi de secrétaire administrative consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes:

- Rédiger les comptes-rendus des rencontres d'équipe du Service des affaires étudiantes;
- Procéder aux demandes d'achats, demandes de remboursement, rapports de dépenses, etc;
- S'occuper d'ouvrir les comptes pour les livres numériques et d'envoyer la procédure;
- Gérer l'agenda de la directrice adjointe et des conseillères en services adaptés, des intervenants psychosociaux et du personnel externe au besoin.
- Accueillir les étudiants inscrits aux services adaptés;
- Mettre à jour la liste des étudiants des services adaptés, les dossiers de classement avec les pièces justificatives et en assurer la gestion documentaire et l'archivage;
- Tenir à jour et remettre au responsable la liste des étudiants ayant des besoins particuliers en cas d'urgence;
- Tenir à jour le dossier informatisé de chaque étudiant dans le module SAIDE du logiciel Clara;
- Attribuer les casiers, les codes de stationnement et les clés d'ascenseur aux étudiants SAIDE qui doivent en bénéficier;
- Compiler les données statistiques demandées;
- Informer la communauté éducative et la clientèle externe sur les services adaptés offerts au Collège en collaboration avec la conseillère ou l'aide pédagogique;
- Fixer les rendez-vous de chaque étudiant avec la conseillère en services adaptés ou l'aide pédagogique individuelle des services adaptés;
- Mettre à jour et améliorer les formulaires et documents du SAIDE en collaboration avec la conseillère;
- S'occuper des réservations du matériel requis pour chaque étudiant, notamment lors des examens;
- Remplir les autorisations de paiement pour les preneurs de notes;
- Assurer le secrétariat des services adaptés : fiches des plans d'intervention, copie des évaluations, des horaires et des notes de preneurs de notes, édition des rapports annuels et des autres documents;
- Chercher des surveillants-étudiants et tenir à jour la liste à chaque session pour les épreuves de français;
- Effectuer la gestion et la surveillance des examens, incluant les épreuves uniformes en français en s'assurant que les copies d'examen et les feuilles-réponses soient disponibles et que ces dernières soient transmises à l'enseignant concerné.

Exigences:
Scolarité et expérience:
Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente
et
Avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

Tests requis:
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 70 %
Test Word niveau intermédiaire, note de passage établie à 60 %
Test Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %

Remarques:

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.