Gestionnaire en contrôle documentaire - Old Montreal, Canada - EBC Inc.

Description

BÂTIMENT

Depuis plus de 50 ans, l'équipe bâtiment donne vie à d'innombrables projets de construction, se démarquant par la grande qualité de ses travaux, respectant les plus hauts standards de l'industrie et visant l'obtention de certifications environnementales. Les ingénieurs, architectes et autres spécialistes en bâtiment œuvrent avec cœur et ardeur afin de respecter les échéanciers et surpasser les attentes des clients, tout en améliorant le mieux-être des communautés.

Édifices à bureaux, centres hospitaliers et de recherche, établissements d'enseignement, immeubles résidentiels, hôtels, centres commerciaux, usines, centres sportifs et culturels, notre équipe excelle à ériger ces lieux en utilisant les outils à la fine pointe de la technologie et place l'humain au cœur de ses préoccupations en prônant une approche collaborative innovante.

Venez bâtir l'avenir avec nous

Poste basé sur un projet majeur en Montérégie.

RESPONSABILITÉS

· Élaborer et mettre en œuvre des processus et des procédures de travail (contrôle des documents d'ingénierie, les transmissions/soumissions de document, le contrôle de la correspondance, la gestion des données contractuelles, la gestion des normes de projets et la numérotation des documents);

· Fournir une structure organisée de classification et de dénomination des documents utilisés pour gérer, localiser et conserver efficacement les documents produits dans le système informatique, tout en garantissant leur sécurité et leur intégrité;

· Tenir à jour et gérer le budget de la gestion documentaire;

· Élaborer et mettre en œuvre des instructions de travail détaillées pour soutenir les équipes de projets et superviser les activités quotidiennes de l'équipe de gestion documentaire;

· Collaborer avec les départements pour s'assurer que les pratiques de contrôle documentaire utilisées sont conformes aux exigences du projet;

· Effectuer différentes activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, assemblage, saisie, traçabilité, enregistrement, numérisation, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.) principalement pour la documentation (numérique et papier) du projet ;

· Assurer le maintien et l'application du système de classification, d'inventaire, d'indexation et de conservation de données selon les procédures, les politiques et les lois en vigueur, et participe à son amélioration ;

· Assister les employés dans l'utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l'application des normes et procédures préétablies ;

· Effectuer des recherches, du repérage, de la codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées ;

· Maintenir à jour ses connaissances des lois et des normes régissant les archives pour demeurer à l'affût de nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils en gestion intégrée des documents ;

· Préparer, assembler et numériser des documents au besoin ;

· Générer les transmissions et la réception de la documentation aux parties internes et externes;

· Toutes autres responsabilités.

Requirements

EXIGENCES

• Détenir un diplôme collégial ou universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l'information numérique ;
  
• Posséder un minimum de 7 ans d'expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives ;
  
• Expérience pertinente en construction (un atout) ;
  
• Expérience pertinente en matière de gestion des documents de projets d'ingénierie (un atout) ;
  
• Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives ;
  
• Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams) ;
  
• Connaissance du logiciel BIM 360 (un atout) ;
  
• Connaissance générale des documents d'ingénierie et de gestion de projets.
  

• Leadership;
  
• Excellente capacité d'analyse et de synthèse ;
  
• Grande autonomie et souci du détail ;
  
• Faire preuve d'initiative, de rigueur et d'intégrité;
  
• Expérience de travail sur des chantiers de grande envergure;
  
• Capacité à s'intégrer dans un environnement d'équipe et aptitudes personnelles à encourager le travail d'équipe.
  

Benefits

CONDITIONS OFFERTES PAR EBC

• 4 semaines de vacances annuelles;
  
• Télétravail offert conciliant travail et vie familiale;
  
• Programme complet d'assurances collectives dès l'entrée en poste (volets santé et dentaire);
  
• REER collectif avec cotisation de l'employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
  
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
  
• Programmes de formation et de perfectionnement;
  
• Programme d'aide aux employés;
  
• Café et fruits offerts;
  
• Club social et comité santé mieux-être actifs;
  
• Environnement diversifié, innovant et stimulant;
  
• Entreprise bâtie sur des valeurs de respect, d'intégrité et de travail bien fait;
  
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.