Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve) Des Affaires - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Factulté des Arts

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l'appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l'admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l'exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l'unité.

Responsabilités et tâches principales:
- Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.- Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d'explication. Contrôler les inscriptions aux cours. Contribuer à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription aux cours et aux programmes. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.- Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire; Établir et vérifier des dossiers; Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier.- Coordonner le processus de demande de récompenses et de bourses d'études et de recherche; Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances; Vérifier si les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer la liaison avec le processus des admissions.- Conseiller les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l'Université et des échéances. Selon les besoins de l'unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.- Compiler les renseignements et vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d'ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l'unité. Maintenir un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.- Coordonner les processus administratifs entourant la soutenance détaillée et à l'oral des thèses et la présentation des thèses et des mémoires.- Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, le cas échéant. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées:
Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau G) $ $37.52

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Gestionnaire d'unité

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):

Date limite pour postuler:

- ._