Agent, Agente de Projets - Montréal, Canada - HEC Montreal

HEC Montreal

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Milieu de travail**:
**HEC Montréal** est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Le **Pôle D HEC Montréal **est une plateforme de recherche, de formation et d'accompagnement qui vise à mieux comprendre les enjeux, le rôle et le métier de dirigeant. Son objectif est de contribuer au développement des dirigeants, d'améliorer le fonctionnement des équipes de direction et la gestion saine des ressources humaines, puis de préparer la relève dirigeante au Québec.

Le **Pôle santé HEC Montréal **est une plateforme universitaire qui génère et diffuse de la connaissance autour des meilleures pratiques en gestion de la santé. Les activités du Pôle s'articulent autour de trois principaux axes d'interventions : 1) la recherche-action 2) la formation 3) le transfert et la diffusion de connaissance.

**Rôle et responsabilités**:
L'**agent ou l'agente de projets - communications et relations d'affaires** réalise des mandats spécifiques en support aux activités des Pôles. Elle participe à la mise sur pied des plateformes de communication et des activités de représentation des Pôles. Elle a la charge de l'organisation logistique et administrative des différents événements, activités et projets de recherche. Elle facilite les communications internes et externes et offre un support à la direction en effectuant la saine gestion des processus administratifs.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:_

**Gestion de projets**

En collaboration avec les directeurs et les chargé(es) de projets, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets. À ce titre, recueille de l'information, trie et effectue une synthèse des données pour rencontrer les objectifs du projet.

Veille à la qualité et au respect des échéanciers des différents projets au sein desquels il ou elle collabore ou dont il ou elle assume la responsabilité.

**Communication**
- En regard de l'orientation, des objectifs et des priorités des Pôles, soumet ses recommandations et assure la mise en place des stratégies de communication et de promotion destinées à établir la visibilité et la notoriété des Pôles auprès des différents acteurs.
- De concert avec les différents services de l'école, développe une marque pour les Pôles et gère le site Web, le profil LinkedIn ou toute autre stratégie de communication pertinente et les alimente sur une base régulière.

Propose et coordonne les activités de promotion et de rayonnement des Pôles.

**Relation d'affaires**
- Participe au développement et à la réalisation de projets spéciaux ; rencontre des intervenants externes pour évaluer leur participation possible aux activités du pôle (ex : événements, publications, informations générales et spécifiques) et valide avec ses supérieurs la faisabilité.
- Effectue un suivi et coordonne, le cas échéant, les actions requises à la réalisation de ces activités. Planifie les différentes étapes nécessaires à la réalisation de ces activités et tient à jour l'échéancier.

Agit comme personne-ressource pour conseiller et guider les organisateurs de conférences et de session de formation.

Participe à des activités de représentation lors d'événements internes et externes en vue de faciliter le développement d'affaires.

Entretient des alliances avec les institutions, entreprises et organisations qui font affaire avec le pôle, ou qui peuvent devenir partenaires d'affaires.

**Logistique et soutien administratif**
- Effectue le traitement et le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal.
- Demandes de paiement et d'honoraires, demandes d'autorisation d'engagement, suivi des demandes de paiement pour traitement, facturation, relevés de dépenses, demandes d'achat, etc.

Veille à l'organisation et à la préparation des réunions des Pôles, convoque les participants et prépare l'ordre du jour et les documents nécessaires. Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte-rendu; assure le suivi.
- Veille à l'organisation logistique et matérielle, ainsi qu'à la promotion des activités organisées par les Pôles : colloques, séminaires, conférence, formations, etc.
- Convocation des participants, liste de participants, confirmation des présences, préparation de l'ordre du jour et des documents nécessaires, etc.

Réservation des locaux, biens et services (traiteur, audiovisuel, hôtellerie ); liaison avec les différents intervenants.

Préparation des documents requis : coordination des travaux avec la reprographie, cartable de formation, demandes au Studio de Design, fournitures de