Secrétaire de Direction Générale - Saint-Eustache, Canada - Centre de services scolaire des Mille-Îles (CSSMI)

Centre de services scolaire des Mille-Îles (CSSMI)

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Saint-Eustache, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

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Description

Le Centre de services scolaire des Mille-Îles (CSSMI) regroupe environ employés et près de élèves répartis dans plus de 80 établissements. Le CSSMI se définit comme une communauté apprenante centrée sur la réussite éducative et le bien-être de ses élèves et de son personnel. La collaboration, la bienveillance et la rigueur sont les valeurs organisationnelles favorisant l'engagement collectif.

**Nature du travail**

Le rôle principal de la personne salariée consiste à exercer les fonctions relatives à la gestion de certaines activités administratives, en étroite collaboration avec les directions générales adjointes, et à assurer la coordination des programmes relatifs au secrétariat de la Direction générale. Elle devra effectuer des tâches de secrétariat de nature complexe.

L'emploi comporte principalement l'exercice de fonctions de gestion d'activités reliées au secrétariat des directeurs généraux adjoints. Il consiste à travailler en étroite collaboration avec l'équipe de la Direction générale et à assumer, à l'intérieur de son champ de compétence, un rôle-conseil auprès des gestionnaires du Centre de services scolaire pour favoriser la gestion optimale des activités.

**Responsabilités spécifiques**:
Cet emploi comporte notamment l'exercice des responsabilités suivantes:

- Assister les directions générales adjointes dans leurs tâches administratives au regard du secrétariat et participer à la détermination des priorités de réalisation de ces tâches;
- Assurer l'accueil téléphonique et le suivi des dossiers auprès des interlocuteurs internes et externes, particulièrement auprès des gestionnaires et des parents;
- Aviser rapidement la direction générale adjointe responsable lorsqu'une situation requiert une intervention immédiate;
- Tenir à jour l'agenda des membres de la Direction générale;
- Assurer le suivi des correspondances transmises à l'intention de la direction générale adjointe (courriels, appels téléphoniques et correspondances écrites);
- Assurer la préparation et le suivi des rencontres prévues de jour et en soirée (assister à différentes rencontres et rédiger les comptes-rendus);
- Procéder au suivi des échéanciers de travail liés aux divers comités;
- Effectuer des travaux reliés au traitement de l'information tels que la cueillette et la préparation de données en vue de les transmettre aux unités administratives concernées;
- Collaborer, sur demande, à la production d'outils de gestion à l'intention des établissements et services;
- Assumer, lorsque requis, la transmission de toute information pertinente afin d'apporter un soutien aux gestionnaires du Centre de services scolaire;
- Agir à titre de personne-ressource pour guider les gestionnaires sous la responsabilité de la direction générale adjointe vers les ressources internes appropriées;
- Assister, au besoin, les gestionnaires des établissements et des unités administratives du Centre de services scolaire;
- Contribuer, sur demande, au processus consultatif visant l'élaboration des orientations et des stratégies du Centre de services scolaire en ce qui concerne l'unité administrative à laquelle il est rattaché et, le cas échéant, collaborer à la détermination du plan d'action annuel;
- Voir à l'approvisionnement en matériel et en équipements pour son secteur d'activité.

**EN MATIÈRE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, FINANCIÈRES, MATÉRIELLES ET INFORMATIONNELLES DE SON UNITÉ ADMINISTRATIVE**
- Maintenir des communications efficaces avec les parents, les partenaires, les autres unités administratives et les établissements;
- Assumer toute autre responsabilité compatible à sa fonction que peut lui confier son supérieur immédiat.

**Qualifications mínimales requises**
- Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d'un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d'un diplôme ou d'une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
- Avoir cinq (5) années d'expérience pertinente.

**Profil recherché**
- Excellente maîtrise du français tant à l'oral qu'à l'écrit et capacité de synthèse et de rédaction;
- Ouverture aux changements et à la recherche de solutions;
- Habiletés relationnelles démontrées (courtoisie, empathie, diplomatie, travail d'équipe, gestion des conflits, etc.);
- Sens des responsabilités, de l'organisation et initiative;
- Haut niveau d'éthique professionnelle, notamment quant à la confidentialité, la discrétion et la loyauté.

**Connaissances pratiques**

La maîtrise des outils informatiques de partage collaboratif, notamment Outlook et Office 365.

**Horaire de travail**

Lundi au vendredi de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h.

Il est à noter que la date d'entrée en fonction est au plus tard le 1er juillet 2024.

Les entrevues auront lie