Agente ou Agent de Secrétariat - Québec, Canada - Université de Montréal

Université de Montréal

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Québec, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Agente ou agent de secrétariat (PSAR)**

**Faculté des sciences de l'éducation - Direction**

Ce poste est créé pour soutenir un centre et une clinique, en étroite collaboration avec la Faculté des sciences de l'éducation et le Vice-rectorat aux partenariats communautaires et internationaux.

L'extension est un centre de soutien en pédagogie et en santé qui offre divers services aux élèves du primaire et du secondaire, principalement du quartier Parc-Extension. Nous collaborons avec les écoles et les accompagnons pour que chaque élève puisse se développer à son plein potentiel.

La Clinique mauve vise à donner accès à divers spécialistes de santé et de services sociaux et communautaires aux personnes LGBTQI+ migrantes et racisées, selon un cheminement de soins adapté aux réalités de chacun.e et ainsi, réduire, voire résoudre, les inégalités et briser les barrières d'accès aux soins et services de santé.

**Vos défis au quotidien**
- Appliquer les règles grammaticales et le format approprié aux documents. Vérifier l'exactitude des données, la grammaire (clarté, orthographe et syntaxe) et l'esthétique des documents;
- Saisir, vérifier, corriger et mettre à jour des données dans les systèmes informatiques et sites internet;
- Accueillir les usagers et les visiteurs. Veiller à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfèrer l'usager à la personne responsable;
- Recueillir l'information relative à son travail et en assurer la diffusion;
- Recevoir, filtrer, diriger les appels téléphoniques. Noter, transmettre les messages et prendre des rendez-vous;
- Convoquer et organiser des réunions, réserver des salles, des appareils ou des services;
- Préparer, complèter et vérifier divers formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur et en assure le suivi. Recueillir et assembler les informations pertinentes et les approbations requises;
- Réserver, préparer et organiser le matériel pour les évènements spécifiques tels que colloques, congrès, expositions, cliniques. Contacter la clientèle et distribuer la publicité, enregistrer les réservations, accueillir et informer les participants, encaisser les frais;
- Recevoir, dater, trier, distribuer et expédier le courrier. Effectuer le classement et l'archivage des documents;
- Assurer le suivi d'opérations administratives telles que vente, achat ou location de matériel, commande de biens et services, tenue d'une caisse, demande de remboursement, prise d'inventaire, demande de clés;
- Peut être appelé.e à familiariser d'autres personnes avec les méthodes et procédures administratives;
- Participer à des activités de formation pour se tenir au courant des nouvelles fonctionnalités des logiciels en bureautique, plateformes web et procédures internes et pour mieux comprendre les populations desservies;
- Utiliser divers types de logiciels tels que traitement de texte, base de données, moteurs de recherche, courrier électronique et présentation;
- Peut être appelé à effectuer des tâches et responsabilités connexes ou inférieures.

**Ce qu'il vous faut pour réussir dans ce rôle**
- Scolarité | Diplôme d'étude professionnel (DEP) en secrétariat ou l'équivalent;
- Expérience | Six mois à moins d'un an d'expérience pertinente;
- Compréhension de la langue anglaise, un atout;
- Connaissance d'une troisième langue, un atout.

**Notre promesse employeur**
- Un taux horaire entre 22,70 $ et 27,91 $ en fonction de votre expérience;
- Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu'une offre de formation continue;
- Possibilité de travail en mode hybride, en respectant les besoins opérationnels de l'unité;
- Un accès facile en transport collectif;
- L'accès aux cliniques et à la foule de services offerts à la communauté de l'UdeM;
- Des heures de travail réduites pendant la période estivale et une foule d'autres avantages pour faciliter la conciliation travail/vie privée;
- Un régime de retraite exceptionnel.

**Davantage d'information sur ce poste**
- Syndicat des employés de la recherche de l'Université de Montréal - PSA
- Poste temporaire à temps plein, pour 35 heures par semaine
- Catégorie : 5
- Supérieur immédiat : Jean-François Brodeur
- Horaire : lundi au vendredi, avec possibilité de travailler de 8h30 à 16h30 ou de 9h à 17h, après entente avec le gestionnaire
- Lieu de travail : 950, ave Beaumont, Montréal
- Durée prévue : 11 mois

**Nous avons réussi à piquer votre curiosité ?**

**Lien pour postuler**

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée

Salaire : 22,70$ à 27,91$ par heure

Lieu du poste : In person