Adjoint Administratif - Montréal, Canada - Université du Québec à Trois-Rivières

Université du Québec à Trois-Rivières

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Affichage du 20 mars au 3 avril 2024

Emploi non syndiqué

La Fondation de l'UQTR bâtit des ponts entre la générosité et le Savoir afin d'élever la qualité de vie des générations actuelles et futures à travers les initiatives qu'elle appuie.

Notre mission est d'appuyer le développement de l'Université, en soutenant financièrement les initiatives des étudiants et des professeurs-chercheurs et en améliorant la qualité de vie sur les campus, par la sollicitation, l'administration et la redistribution des fonds recueillis.

**Titre du poste** : adjoint.e

**Fonctions**:
La personne titulaire de ce poste travaille en étroite collaboration avec toute l'équipe de la Fondation, et plus particulièrement avec la présidente-directrice générale. Cette personne occupe une fonction-clé pour l'ensemble de l'organisation en étant au cœur de l'expérience client auprès de nos donateurs, administrateurs, partenaires et principaux collaborateurs.

**Tâches et responsabilités**:
**Soutien à la direction et à la gouvernance**:

- Appui à la Présidente-directrice générale dans la gestion opérationnelle courante;
- Coordonne la tenue des réunions du conseil d'administration ainsi que ses différents comités (réservation des locaux, envoi des avis, obtention et diffusion des documents pour les rencontres; commande des repas; mise-en-page de l'ordre du jour final, prise des minutes des réunions, rédactions des procès-verbaux et toute autres tâches permettant le bon fonctionnement de l'organisation);
- Suivi des échéanciers pour la mise à jour des politiques et règlements;
- Mise en page et révision linguistique de divers documents.

**Soutien à l'équipe et tâches administratives**:

- Mise en page et révision linguistique de divers documents;
- Participation à la préparation et au déroulement d'activités et d'événements;
- Suivi des inventaires et commandes;
- Gestion des relations avec les fournisseurs;
- Gestion du système de classement, des courriels et des documents;
- Soutien administratif pour l'envoi de correspondances aux donateurs et partenaires;
- Gestion de l'entretien courant des divers appareils de bureau et des demandes de service lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités énumérées est partielle et indicative, la personne titulaire du poste est susceptible d'effectuer d'autres tâches nécessaires à l'avancement et au bon fonctionnement de l'organisation.

**Qualifications et profil de la personne recherchée**:

- Attestation d'études collégiales ou professionnelles en secrétariat, bureautique ou scolarité équivalente;
- 3 à 5 années d'expérience dans un poste similaire;
- Excellente maîtrise du français oral et écrit (un test de français sera exigé);
- Excellentes compétences informatiques (Office 365; suite Microsoft; Outlook, Power point, etc.);
- Maîtrise des éléments liés à la gestion d'un conseil d'administration et de ses divers comités (planification et organisation des rencontres, rédaction des procès-verbaux, etc.);
- Bilinguisme, un atout.

**Profil recherché**:

- Entregent et intérêt pour le service à la clientèle et l'expérience-client;
- Esprit d'équipe, bonne humeur;
- Initiative, autonomie et détermination;
- Flexibilité au niveau de l'horaire;
- Souci du détail, rigueur;
- Capable de travailler avec des échéanciers serrés.

**Conditions**:

- Poste permanent non syndiqué à temps complet (35 heures par semaine);
- Échelle salariale du poste variant entre **51 952 $ et $** par année, selon l'expérience;
- Avantages sociaux complets : régime de pension des employés du réseau UQ et assurances collectives;
- Lieux de travail : Trois-Rivières (possibilité de télétravail).

Date d'entrée en poste : lundi le 22 avril 2024