Adjointe Administrative/administrative Assistant - Ottawa, Canada - OFFICE MUNICIPAL D'HABITATION DES PAYS D'EN HAUT

Description

**ADJOINTE ADMINISTRATIVE.**

**NATURE DE L'EMPLOI**

Sous la supervision de la directrice générale, le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail de la directrice par la prise en charge et la résolution de problèmes complexes de nature administrative ou opérationnels et d'offrir un service à la clientèle exceptionnel dans la préparation de la correspondance et des documents légaux. Il participe à la coordination des activités et dossiers de l'Office. Il assure également le support administratif, clérical et bureautique de l'Office et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat. Le titulaire du poste doit être professionnel, avoir un sens élevé de la discrétion et avoir une bonne connaissance de la réglementation en matière de logements abordables.

**CONDITIONS D'EMPLOI**

Salaire : Entre 18$/h et 24$/h selon expérience.

Horaires : 35h/sem.

Période : dès que possible.

Durée : Temporaire un (1) an renouvelable.

LIEU DE TRAVAIL : 800 rue Blondin, Ste-Adèle (QC) J8B 2R1

Possibilité de télétravail une (1) journée par semaine.

**ADMISSIBILITÉ**

Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau.

Expérience : Deux (2) années d'expérience à un poste comparable.
Quatre (4) années d'expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative).

Équivalences : Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d'expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)

ou

Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d'expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)

**DIVERS**

**Connaissances générales minimum requises**:
Excellente connaissance du français parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, bon sens de l'organisation et de la planification.

Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**:
**VOLET ADMINISTRATIF**
- Assiste et supporte au quotidien son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions et assure l'exécution, en son absence, de ses demandes et/ou mandats.
- Voit à la gestion de problèmes quotidiens ne nécessitant pas l'intervention de la directrice générale et à la saisie des demandes de logements et renouvellement de baux.
- Aide à la préparation des dossiers pour le comité de sélection.
- Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein du secteur et suggère des méthodes de fonctionnement.
- Effectue la gestion d'agenda du supérieur selon les priorités planifiées.
- Coordonne et supporte les arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur.
- Assiste à des réunions du comité de sélection, et du conseil d'administration, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Participe aux rencontres des comités de locataires (comités de secteur) et rencontres avec les préposés à la sécurité des locataires, en prépare la documentation, ainsi que les avis de convocation et en rédige le compte rendu.
- Assure la transmission d'informations relatives aux divers règlements et politiques envers les divers intervenants sociaux et élus politiques et la transmission d'informations corporatives (politiques, procédures, lois et règlements) régissant les activités des secteurs et émanant des différents services centralisés.
- Assure un support dans l'élaboration et la rédaction de documents destinés aux locataires et/ou organisationnels (avis, lettres personnalisées, etc.) et dans la préparation, la planification et la mise en page des contrats de service, tableaux divers, lettres, etc.
- Procède à la saisie et à la numérisation des factures.
- Exécute la réception, le traitement et/ou établit la priorité et l'assignation adéquate du courrier et des appels téléphoniques, rédige des projets de réponse et signe la correspondance d'ordre général pour le traitement des dossiers.
- Effectue la révision finale des documents émis par la directrice et s'assure de la qualité et la justesse de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
- Procède au recouvrement des loyers, à la préparation de la correspondance et des documents légaux et en assure la saisie informatique (préparation demande à la Régie, suivi des dossiers, saisie des avis d'auditions, envoi documentation par huissier, mise en demeure, etc.).
- Assure et effectue l'impression massive des correspondances et procède à la cueillette des documents à joindre (vignettes stationnement, guides, enveloppes et étiquettes).
- Reçoit et saisit au système informatique au nom de la directrice toute plainte reçue de locataires et en tient un registre.
- Assure,