Administrative Assistant - Hearst, Canada - GreenFirst

GreenFirst

Verified Company

Hearst, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

The activity of GreenFirst Forest Products is rooted in the forest For us, well-managed forests really make sense for our business, our communities, and the environment. We have a deep connection to Canada's forest lands and sustainability. If this commitment to the environment and Canada's forests resonates with you, come join our team.

**Commitment**:

- Live up to GreenFirst's values, principles, and guidelines.
- Bring an open and cooperative attitude to your job, contributing to our positive work environment.
- Comply with all health, safety, and environmental standards, as well as applicable regulations and laws.

**Responsibilities**:

- Promote and provide a safe workplace, seek improvements, support health and safety program.
- Support compliance with the collective agreement and good union/management/employee relations.
- Using an entrepreneurial approach, provide administrative services to the health, safety and production department.
- Develop and maintain good relations between workforce, customer, external agencies, other users and management.
- Provide confidential administrative services by preparing correspondence such as letters, memos, minutes and reports and providing necessary support activities to the management group.
- Support internal communication by developing and maintaining an effective process, including advertising.
- Ensure internal distribution lists are up to date and accurate.
- Compile, prepare and distribute reports as required.
- Coordinate and support departmental and other meetings.
- Prepare all invoices for payment in the appropriate coding distribution.
- Payroll and Petty Cash functions.
- Recommend changes and improvements to all internal processes.
- Must act as a support person to the shipping department.
- All other necessary clerical duties.

**Requirements**:

- Must be bilingual (English & French)
- Proficiency in Microsoft Word & Excel
- 1-3 years experience as an administrative assistant
- Additional qualifications as an administrative assistant would be an asset.

L'activité de Produits Forestiers GreenFirst est ancrée dans la forêt Pour nous, des forêts bien gérées ont vraiment du sens pour notre entreprise, nos communautés et l'environnement. Nous avons un lien profond avec les terres forestières canadiennes et la durabilité. Si cet engagement envers l'environnement et les forêts canadiennes résonne en vous, venez joindre notre équipe.

GreenFirst est à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) pour effectuer toutes les tâches d'administration, d'avantages sociaux et de paie en temps opportun. L'individu retenu aura une connaissance approfondie de la paie, un grand souci du détail et de solides compétences en matière de gestion du temps.

**Engagement**:

- Soyez à la hauteur des valeurs, principes et directives de GreenFirst.
- Apportez une attitude ouverte et coopérative à votre travail, contribuant à notre environnement de travail positif.
- Se conformer à toutes les normes de santé, de sécurité et d'environnement, ainsi qu'aux réglementations et lois applicables.

**Responsabilités**:

- Promouvoir et fournir un lieu de travail sûr, rechercher des améliorations, soutenir le programme de santé et de sécurité.
- Soutenir le respect de la convention collective et de bonnes relations syndicat/direction/employés.
- En utilisant une approche entrepreneuriale, fournir des services administratifs au département de santé sécurité et production
- Développer et maintenir de bonnes relations entre la main-d'œuvre, le client, les agences externes, les autres utilisateurs et la direction.
- Fournir des services administratifs confidentiels en préparant la correspondance telle que des lettres, des notes de service, des procès-verbaux et des rapports et en fournissant les activités de soutien nécessaires au groupe de gestion.
- Soutenir la communication interne en développant et en maintenant un processus efficace, y compris la publicité.
- Assurez-vous que les listes de distribution internes sont mises à jour et exactes.
- Compiler, préparer et distribuer des rapports au besoin.
- Coordonner et soutenir les réunions départementales et autres.
- Préparer toutes les factures pour paiement dans la distribution de codage appropriée.
- Fonctions de paie et Petite caisse.
- Recommander des changements et des améliorations à tous les processus internes
- Doit agir comme personne de soutien au département d'expédition
- Toutes autres tâches nécessaires de travail de bureau.

**Exigences**:

- Doit être bilingue (anglais et français)
- Maîtrise de Microsoft Word et Excel
- 1 à 3 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ve)
- Des qualifications supplémentaires en tant qu'assistant(e) administratif(ve) seraient un atout.

**Nous remercions tous ceux qui postulent mais ne contacterons que les personnes sélectionnées pour un entretien.