Coordonnateur Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Ce poste permanent est au sein de l'école d'urbanisme.

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur hiérarchique, fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonner les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Gère les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:

- Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des informations factuelles relatives au domaine de responsabilité et recommander des modifications de procédure afin d'améliorer le fonctionnement efficace de l'unité. Collaborer avec le supérieur hiérarchique et les autres membres du personnel à l'établissement des priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.
- Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôler les inscriptions aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Prépare, examine et vérifie les dossiers d'admission et d'inscription aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, ainsi que les programmes de résidence et de stage.
- Assiste les conseillers pédagogiques sur des questions telles que les équivalences, la reconnaissance des cours dispensés par d'autres établissements, le transfert de crédits et le statut de stagiaire. Préparer et vérifier les dossiers. Coordonner et planifier les entretiens avec les étudiants.
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les calendriers et les entrées dans le calendrier. Coordonner la soumission au système central de planification et agir en tant que personne de contact pour l'unité. Tenir à jour un fichier de cours, de calendriers, de programmes, d'étudiants et de diplômés.
- Identifie et vérifie les dossiers des étudiants diplômés. Préparer les formulaires de demande de diplômes et les listes d'étudiants diplômés. Prépare les documents pour la cérémonie de remise des diplômes, assiste à cet événement et y participe.
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques. Fournit des informations aux visiteurs, détermine le motif de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Évaluer la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prendre les rendez-vous nécessaires.

La liste des tâches et des responsabilités présentée ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être accomplies par un employé dont le poste a été mis en correspondance avec la présente description d'emploi générique.

Autres compétences et/ou aptitudes requises:
Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau G) $ $38.65

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Professeur agrégé

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):
Date limite pour postuler:

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