Agent(E)s Administratif(Ve)s, Classe 1 - Verdun, Canada - CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

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Verdun, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

du poste:
- AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE) - PLUSIEURS REMPLACEMENTS DISPONIBLES
- LIEU DE TRAVAIL : Secteur de Verdun et Jeanne-Mance (doit être disponible à se déplacer aux 2 endroits)
- DISPONIBILITÉS : Remplacements de jour à TEMPS COMPLET et une fin de semaine sur deux minimum.
- Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs ou de gestion selon des méthodes et procédures complexes établies ou qu'elle modifie, selon les besoins.
- Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l'élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques. Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur du secrétariat.
- DESCRIPTION DE TÂCHES- Soutenir les gestionnaires dans l'élaboration de leur structure d'horaire;
- Modifier les canevas de base des horaires de travail selon les besoins;
- Procéder à l'équilibrage des horaires et à la modification des journées de congé des salariés;
- Répartir les congés autorisés par les gestionnaires, surveille les quotas en continu et s'assure des volumes d'effectifs requis par quart à chaque jour;
- Valider la saisie des disponibilités et des non-disponibilités et assurer un suivi auprès des employés lorsque celle-ci est non conforme;
- Assurer l'intégrité des horaires de travail en fonction des demandes autorisées par les chefs de service (modifier l'horaire des employés selon les demandes des supérieurs);
- Suivre le niveau de surstructure, les besoins ainsi que les remplacements octroyés et évaluer les démarches requises afin que les volumes de ressources requises par chacune des unités du service soient comblés;
- Planifier et organiser en continu les jumelages/orientations du nouveau personnel et aviser les mentors;
- Planifier et organiser en continu les formations du PDRH ainsi que celles en libre-service de manière à utiliser la structure autosuffisante des sites de manière optimale. Au besoin, s'assurer de la disponibilité locale des diverses ressources afin de pouvoir procéder à la séance de formation prévue;
- Effectuer, en collaboration avec la liste de rappel, les recherches de remplacements de type court terme et long terme incluant les demandes d'agences au besoin;
- Assurer les suivis des mouvements de personnel effectués par la dotation;
- Signifier sans tarder au gestionnaire de garde du centre les effectifs insuffisants et bris de services prévus ou anticipés;
- Soutenir localement les recherches de personnel par la sollicitation hors disponibilité;
- Sensibiliser les gestionnaires et les employés de leurs obligations en lien avec les procédures internes ou leurs obligations découlant des conventions collectives;
- Répondre aux questions des gestionnaires concernant les horaires pour l'ensemble des salariés;
- Répondre aux questions des salariés sur les horaires, la disponibilité ainsi que sur les remplacements et assurer le service à la clientèle;
- Collaborer à l'orientation du nouveau personnel;
- Exigences:
- FORMATION ACADÉMIQUE EXIGÉE- Détenir un diplôme d'études secondaires;
- Nous avons besoin d'une preuve de diplôme dans le repère québécois : soit un diplôme obtenu au Québec, soit une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec.

EXPÉRIENCE DE TRAVAIL ET AUTRES- Réussir les tests reliés à la tâche (Word et Français de niveau 1 et Excel de niveau 2)

ATOUTS:
- Expérience en soutien administratif
- Expérience en service à la clientèle
- Connaissance du réseau de la santé

COMPÉTENCES CLÉS ATTENDUES:
- Orientation vers la clientèle (valeur passion)
- Capacité décisionnelle et initiative (valeur passion)
- Respect des normes (valeur respect)
- Respect des échéanciers (valeur respect)
- Confidentialité (valeur respect)
- Assiduité et ponctualité (valeur respect)
- Souci de la qualité (valeur engagement)
- Autonomie (valeur engagement)
- Sens de l'organisation et des priorités (valeur engagement)
- Travail d'équipe (valeur collaboration)
- Communication interpersonnelle (valeur collaboration)
- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.