Coordonnateur de Projet en événements - Montréal, Canada - MCI Canada

Description

**Coordonnateur de projet en événements**:
**MCI Canada / Montréal**:
9 août 2023

Nous sommes une agence globale d'engagement et de marketing qui libère le pouvoir des individus

Nous œuvrons dans le domaine de l'événementiel dan plus de 30 pays à travers le monde

**Description**:
Exg.: au moins un an d'expérience pertinente dans l'industrie de la coordination d'événement, diplôme en gestion d'événements ou autres domaines connexes, excellentes aptitudes professionnelles en communication orale et écrite, service à la clientèle irréprochable et attitude positive, doit aimer travailler au sein d'une équipe dynamique, capable d'exécuter plusieurs tâches et assignations simultanément avec efficacité et précision, se distinguer en gestion du temps et résolution de problèmes: une personne hautement organisée et minutieuse sur les détails, être responsable et capable de travailler de façon autonome avec des équipes de projet pour plusieurs événements

**Responsabilités**:
**Gestion de projets (45%)**
- Gérer efficacement les projets et les événements (conception, planification, organisation, réalisation et évaluation) et y contribuer en créant et exécutant efficacement les échéanciers des projets en fonction des priorités, de la disponibilité des ressources et d'autres exigences du projet (ex : le budget)._
- Vision périphérique à 360° de toutes les questions d'un projet
- Aider efficacement à l'exécution de tous les détails dès le début du projet
- Communiquer l'état d'avancement des projets gérés, y compris les échéanciers et les exigences en matière de documents, ainsi que les principaux enjeux opérationnels au moyen des outils utilisés (p. ex., rapports, courriels, mises à jour des réunions)
- Communication avec les clients : produire les ordres du jour des réunions et suivis des réunions
- Déterminer les échéances et les dates critiques des projets
- Gérer une partie dédiée d'un projet, ou en entier
- Communiquer avec les fournisseurs, le cas échéant
- Prioriser les tâches et les projets
- Trouver des fournisseurs de façon appropriée et efficace, principalement à partir des listes de partenaires privilégiés mondiaux et locaux
- La gestion de l'inscription des projets, y compris la création et la révision des dossiers d'inscription, la construction du site d'inscription (à l'aide de fournisseurs si requis), la gestion des participants, les rapports, etc.
- Aider le gestionnaire des vols à vérifier les itinéraires de vol
- Gestion des hôtels : gestion des listes d'hébergement, des exigences de facturation, etc.
- Créer des itinéraires de voyage pour les participants
- Gérer et aider à la création de documents imprimés et numériques
- Rechercher et aider pour les propositions de décoration, de divertissement et de dons
- Proposer des recommandations de menus pour les projets
- Soutien sur place, s'il y a lieu (peut inclure les déplacements)
- Aider à la création de documents de fonctions et de préconférence répondant aux exigences

**Leadership & gestion des relations (5%)**
- Identification, analyse et planification systématiques des actions à prendre, communiquer et influencer les parties prenantes internes et externes. Les intervenants comprennent ceux qui ont une influence, un intérêt dans le projet ou qui y ont un rôle à jouer (p. ex., l'équipe interne, les différents départements, MCI global, les clients et les fournisseurs)._
- Interne:

- Établir et entretenir des relations privilégiées avec les intervenants internes et externes pertinents (assistants de projet, collègues, fournisseurs)
- Communiquer les attentes, les rôles et les responsabilités aux assistants et aux stagiaires
- Déléguer des tâches et des responsabilités
- Donner régulièrement des commentaires sur le rendement au travail de l'équipe interne (assistants/stagiaires)
- Tenir à jour la documentation et les manuels d'utilisateurs, tout en travaillant avec l'équipe à l'élaboration de nouveaux modèles
- Externe:

- Reconnaître et surveiller les préoccupations et les capacités des intervenants
- Communiquer efficacement avec les intervenants
- Faire des recommandations pour améliorer le service
- Prendre le point de vue du client, reconnaître ses besoins et y répondre (emphase sur le service)

**Gestion financière (20%)**
- Appliquer les processus financiers de MCI; préparer, justifier et administrer le budget du projet ou de l'événement; superviser l'approvisionnement et les contrats afin d'obtenir les résultats souhaités; surveiller les dépenses, l'entrée et la sortie d'argent, maximiser le profit et utiliser une approche coûts-avantages pour établir les priorités._
- Établir un système de tenue de dossiers (ex : reçus)
- Surveiller l'entrée et la sortie d'argent
- Traiter les factures approuvées
- Saisie des coûts dans la base