Adjoint Administratif - Montréal, Canada - Morguard

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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**OBJECTIFS**

Relevant du gestionnaire ou du directeur d'une fonction, d'un département ou d'un service, l'adjoint administratif est chargé de s'assurer que toutes les activités administratives quotidiennes et les autres activités de soutien particulières à la fonction soient réalisées dans les délais et de manière uniforme afin de permettre à la fonction ou au service d'atteindre ses buts et objectifs opérationnels respectifs.

**OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS**
- **Tâches générales de bureau et administration**
Accomplir des tâches administratives générales pour le service, notamment la photocopie, la transmission de télécopies, la distribution du courrier entrant et sortant et des colis de messagerie ainsi que le maintien des niveaux de papeterie requis pour le service; traiter les demandes de renseignements provenant d'autres fonctions et parties internes ou externes à l'organisation et coordonner le travail avec elles.
- **Gestion des documents et des connaissances**
Créer, relire, formater et distribuer divers documents officiels, pièces de correspondance et feuilles de calcul; mettre en place et tenir à jour des systèmes pour la documentation du service et cataloguer tous les rapports et connaissances propres au service; mettre à jour, au besoin, des sites Web et d'autres portails virtuels; effectuer des recherches de données dans des sources ouvertes ou exclusives et organiser et cataloguer les données pour en faciliter l'accès et l'utilisation; préparer des présentations PowerPoint et des documents de marketing; au besoin; tenir à jour des listes d'envoi et de distribution exhaustives pour appuyer la communication fonctionnelle; entreprendre l'archivage et la récupération de documents, au besoin.
- **Entretien des données et des plateformes**
Effectuer diverses activités de saisie de données à l'aide des systèmes, des plateformes et des logiciels de l'entreprise propres à la fonction afin de garantir l'intégrité des données et le respect des politiques et les procédures de l'entreprise pour ces activités (p. ex. documentation sur les baux, certificats d'assurance, rapports de temps, etc.); tenir à jour divers systèmes de suivi pour le service, au besoin.
- **Finances**
Coder les factures, préparer les bons de commande et assurer la liaison avec les Comptes créditeurs, au besoin, pour veiller à ce que les paiements soient saisis dans le système conformément aux lignes directrices de l'entreprise et traités en temps opportun afin d'éviter les pénalités financières; gérer et rapprocher, au besoin, les comptes d'avance de caisse et être responsable de la petite caisse, le cas échéant, ainsi que des dépôts bancaires pour le service ou le bureau; préparer des rapports de dépenses pour les membres de l'équipe, au besoin.
- **Coordination des déplacements et gestion du temps**
Préparer diverses dispositions et les rapports connexes, y compris la planification de rendez-vous et de réunions, les préparatifs de voyage, l'organisation et la coordination d'événements afin de garantir que la coordination interne entre les fonctions est opportune et efficace.
- Exécuter toute autre tâche ou tout autre projet liés à l'emploi qui peut être attribué.

**Exigences mínimales**

**Compétences, connaissances, expérience et études**
- Excellente maîtrise de l'anglais, avec une attention particulière portér à la grammaire et l'orthographe
- Solide connaissance d'Adobe Acrobat

**Compétences essentielles**
- Excellentes qualités relationnelles
- Excellentes compétences de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit
- Solides compétences en gestion du temps et en organisation
- Capacité à établir des priorités et à rester concentré
- Capacité à s'adapter à l'évolution des plans et des priorités
- Capacité à travailler de façon autonome
- Capacité à traiter des renseignements confidentiels
- Orientation vers les résultats et le service
- Compétences éprouvées en correction d'épreuves
- Souci du détail**PURPOSE**

The Administrative Assistant is accountable to the Manager or the Director of a function, department or office for ensuring that all daily administrative and other function-specific support activities are carried out in a time and consistent manner to enable the function or department to achieve its respective business goals and objectives

**DUTIES AND RESPONSIBILITIES**

**1. General Clerical Duties and Administration**
Performs general administrative duties for the department including photocopying, fax transmittal, distribution of incoming and outgoing mail and courier packages, maintaining required stationery levels for the department; handles inquiries from and coordinates work with other functions and parties within or outside of the organization.

**2. Documentation & Knowledge Management**
Creates, proof-read