Technicien(Ne) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - Carrefour Providence

Carrefour Providence

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Carrefour Providence est un milieu de vie. Par conséquent, le personnel se doit de collaborer activement à l'approche milieu de vie en accompagnant la personne hébergée dans ses droits fondamentaux, dans son intégrité, dans ses choix et ses habitudes de vie. La personne titulaire du poste doit démontrer, de façon constante, un comportement adéquat à un milieu de vie et adopter les attitudes et comportements correspondant aux valeurs organisationnelles : Justice, Excellence, Compassion, Respect de la vie, Imputabilité.

La personne titulaire du poste voit à l'organisation, à la planification et à l'exécution de travaux à caractère administratif en soutien au Directeur des ressources matérielles et techniques. La personne s'assure du respect des échéanciers prévus pour la réalisation des activités et opérations administratives. L'employé aura à travailler de façon transversale pour divers sites.

**Responsabilités principales**

Gestion de projets:

- Réalise les activités requises liées au suivi des dossiers et projets;
- Participe au volet approvisionnement / gestion contractuelle pour les projets de construction (Bon de commande, réception des soumissions, préparer et transmettre les contrats, devis et documents d'appels d'offres et addendas selon les lois et règlements en vigueur et applicables);
- Collabore dans les suivis et contrôles financiers des dossiers et projets;
- Propose et réalise des activités visant le développement d'outils, de guides et procédures en soutien à la réalisation des tâches propres aux projets;
- Élabore des outils facilitant le suivi et la production des différents documents, reddition de comptes et étapes à suivre en conformité avec la Politique de gestion du portefeuille des projets et du cadre de gestion (ex : calendrier des livrables, statut des projets, tableau de bord, etc.) ;
- Veille à la gestion documentaire, assure l'inscription et la mise à jour des informations;
- Implante un mécanisme de suivi (livrables, état d'avancement, etc.);
Rédaction et entrée de données:

- Seconde, pour les tâches cléricales, son supérieur immédiat sur: - La rédaction de politiques et procédures après conception;
- L'ébauche de processus;
- La mise à jour de différents documents;
- Agit à titre de ressource-conseil au niveau de la conception de documents;
- Produit et révise divers rapports, listes, lettres, procès-verbaux ou tout autre document au besoin et pour la réalisation de certains projets;
- Prépare, saisit et traite des données;
- Effectue le classement des dossiers de la DRMT en conformité avec la politique de gestion documentaire;
Soutien administratif:

- Prépare les dossiers pour les rencontres internes et externes;
- Participe aux rencontres d'équipe, aux rencontres statutaires et aux autres réunions qui requièrent sa présence;
- Rédige des notes de service pour son supérieur immédiat à l'intention du personnel de son secteur et en coordonne la diffusion;
Gestion des communications:

- Assure la liaison entre son supérieur immédiat et le personnel pour transmettre des informations, lorsque nécessaire;
- Coordonne les communications avec les intervenants internes ou externes pour le suivi des activités planifiées;
- Répond aux appels et demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique, transmet les appels téléphoniques et les messages;
- Répond aux demandes d'information des gestionnaires, du personnel, des collègues et partenaires;
- Prépare les notes de service relative à la réalisation des projets;
- Coordonne et planifie les services administratifs relatifs aux besoins en locaux, au matériel, aux fournitures et aux formulaires.

Coordination des activités et des évènements:

- Assume les tâches reliées au support logistique et à l'organisation des conférences téléphoniques, des rencontres de comités internes et des visites d'organismes externes (réservation de salle, d'équipements, lunch, avis de convocation, ordre du jour, documentation, compte-rendu de réunions, etc.);
- Effectue les suivis des réunions;
- Effectue toute autre tâche connexe à son titre d'emploi à la demande de son supérieur immédiat.

**Exigences du poste**:

- Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou formation équivalente.
- Expérience entre une (1) à cinq (5) années d'expérience récente et pertinente dans le domaine de la gestion administrative.
- Expérience dans le secteur de la santé et des services sociaux (atout);
- Connaissance des concepts des systèmes d'information, d'architecture d'affaires, d'intégration des systèmes, d'infrastructure et de sécurité de l'information (atout);
- Connaissance des logiciels Word, Power Point, Publisher, Excel, Outlook et Virtuo SM;
- Maîtrise approfondie de la rédaction;
- Maîtrise de la langue française, parlée