de Bureau, Classe Principale - Quebec City, Canada - Commission Scolaire Central Quebec / Central Quebec School Board

Commission Scolaire Central Quebec / Central Quebec School Board

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Nous cherchons un agent de bureau dynamique et compétent pour rejoindre notre équipe au département des finances, au service de la communauté Naskapi.

**Pourcentage de la tâche**:100%, régulier temps plein, lundi au vendredi.

**LE POSTE**

**LES RESPONSABILITÉS**
- Assure le suivi des demandes liées aux voyages : Veiller à l'organisation de tous les déplacements du personnel du JSMS et du JCLC, des membres de l'équipe des Services de liaison auprès des Naskapis (SLN) (y compris les conseillers en formation), des membres du CNE, des étudiants de l'enseignement pour adultes, de la formation professionnelle et de l'enseignement supérieur (y compris les personnes à leur charge) ; assurer la liaison avec les différents partenaires liés au voyage (train, avion, hôtels, etc.) ; compiler les demandes d'approbation correspondantes, le cas échéant ; etc. ;
- Compile toutes les factures de cartes de crédit des membres de l'équipe du SLN de manière régulière et ordonnée afin d'assurer le paiement correct des cartes de crédit et la tenue des dossiers ;
- Tien à jour un registre de tous les arrangements de voyage pour le personnel, les étudiants et autres partenaires;
- Aider à la préparation des demandes de remboursement liées aux frais de déplacement du personnel de JSMS et des étudiants de l'enseignement supérieur;
- Aide à la traduction, si nécessaire ; être prêt à rédiger la correspondance en français et en anglais ; connaître les logiciels pertinents pour aider à ces tâches ;
- Contribue à l'organisation de l'entreposage, l'enregistrement ou stockage des dossiers académiques - physiques et électroniques ;
- Contribue à la mise à jour des formulaires pour les étudiants de l'éducation des adultes, de la formation professionnelle et des études postsecondaires en ce qui concerne les demandes de financement, les demandes de déménagement, de la garde d'enfants, les demandes de voyage et les tâches connexes ;
- Contribue à la rédaction des mises à jour des différentes politiques de financement des bénéficiaires naskapis ;
- Traite les dépôts d'allocations des étudiants et les remboursements de dépenses dans le logiciel correspondant ;Veiller à ce que tous les procès-verbaux des réunions du SLN soient compilés et organisés de manière appropriée, et maintenus à jour ;
- Contribue à la collecte de données à partir des dossiers des étudiants concernant la réussite scolaire des étudiants bénéficiant d'une aide financière du SLN aux fins de produire des portraits et des rapports statistiques et autres, si possible, au moyen d'Access, d'Excel ou d'autres outils de base de données ;
- Le cas échéant, effectue toute autre tâche connexe.We are seeking a dynamic and skilled Office Agent to join our finance department team, serving the vibrant Naskapi community.

**Job percentage**:100%, regular full-time, Monday to Friday

**THE POSITION**

**THE RESPONSIBILITIES**
- Ensure travel-related requests: See to all travel-related arrangements for JSMS and JCLC staff, NLS team members (including counselors in academic training), NEC members, adult education, vocational training and post-secondary students (including their dependents); ensure the connection to various travel-related partners (train, air travel, hotels, etc.); compile related requests for approval, as required; etc.;
- Compile all credit card invoices for NLS team members on a regular and orderly manner for proper payment of credit cards and record keeping;
- Keep record of all travel arrangements for staff, students, and other partners;
- Assist with the preparation of claims for reimbursement related to travel expenses for JSMS staff and post-secondary students;
- Assist with translations, as needed; be prepared to draft correspondence in French and English; be familiar with relevant software to assist in these tasks;
- Contribute to the organized storage of academic files—physical and electronic;
- Contribute to updating forms for students in adult education, vocational training and post-secondary studies with respect to requests for funding, requests for moving, childcare, travel requests, and related tasks;
- Contribute to drafting the updates for the various funding policies of Naskapi beneficiaries;
- Process students' allowances deposits and reimbursements of expenses into the related software;
- Ensure that all the meetings' minutes the NEC are compiled and organized appropriately, as well as maintained up-to-date;
- Contribute to gathering data from student files regarding the academic success of students receiving funding from the NEC for the purposes of producing statistical and other portraits and reports, if possible, by means of Access, Excel or other database tools;
- If need be, performs any other related duty.