Agent ou Agente de Secrétariat - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente.
**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Explo, Peopelsoft finance et RH

Relevant de l'adjointe au vice-recteur exécutif, la personne titulaire de ce poste aura à fournir l'assistance administrative aux unités rattachées au rectorat.

**Notamment, cette personne aura comme responsabilité de**: Effectuer la saisie des transactions financières et le classement des documents financiers nécessaires au bon fonctionnement des unités associées au rectorat tels que, mais sans si limiter, les demandes d'achat, les demandes de paiements, les rapports de dépenses de voyages et les transmissions de dépôt; S'assurer que les tous les documents comptables sont conformes aux normes et procédures établies quant à l'exactitude des calculs, à la présence des pièces justificatives, etc. S'assurer de la disponibilité des fonds et obtenir les autorisations nécessaires; Gérer les accès aux différents systèmes PeopleSoft finance, Explo, RH; Ajuster la boîte à outils en place pour assurer une diffusion des bonnes pratiques de travail en tenant compte des renseignements provenant du service des finances; Appuyer et collaborer avec l'adjointe au vice-recteur exécutif dans le processus budgétaire; Faire le suivi et la conciliation des transactions et la conservation des documents relatifs aux opérations budgétaires; Collaborer à la gestion des activités liées aux unités associées rectorat, effectuer certains procès-verbaux pour les rencontres importantes; Saisir les offres de recrutement liées aux unités du rectorat et les contrats décentralisés dans PS RH; Etc.