Spécialiste en Procédés Administratifs - Montréal, Canada - CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

1 day ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

"Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de Montréalais. Affilié à l'Université de Montréal, il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne, de services d'hébergement, de soins hospitaliers généraux, spécialisés, surspécialisés et de soins en santé mentale. "

**Site web de l'établissement**

**Description**

Sous l'autorité du président-directeur général, la personne titulaire du poste analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services. Elle contribue aux orientations et objectifs de la direction, favorise la collaboration et agit à titre de personne-ressource dans son champ de compétence. Elle assume également le soutien professionnel et le suivi nécessaire des dossiers d'envergure qui lui sont confiés.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS RELIÉES À LA FONCTION:
Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire du poste répond aux besoins des clients internes et externes de la Direction générale dans la perspective de l'approche clientèle et de l'amélioration continue des services. À titre de spécialiste en procédés administratifs, elle assiste l'équipe de la Direction générale dans l'exercice de leurs fonctions par la planification, l'organisation et l'exécution de certains travaux. En l'absence de son supérieur immédiat, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche des activités.

Elle anticipe les demandes et effectue des suivis de façon proactive avec les partenaires internes et externes.

La personne titulaire du poste traite des données de nature confidentielle et assure la communication et la collaboration entre les différents programmes et directions sous l'autorité du président-directeur général.

TÂCHES SPÉCIFIQUES:

- Gérer l'agenda du président-directeur général;
- Produire et/ou préparer des documents requis à l'organisation logistique des activités;
- Assurer l'organisation matérielle des réunions du comité sur le projet de modernisation et la réflexion stratégique;
- Assister à certaines réunions dans le but d'en rédiger les compte rendus et d'en faire les suivis ou d'y collaborer;
- Élaborer les procédés de contrôle pour certains dossiers en fonction des besoins (échéanciers, relances);
- Proposer des réponses dans des dossiers complexes et/ou des solutions pour résoudre les problématiques, dirige les demandes vers les personnes concernées pour le suivi et en informe le président-directeur général tout au long du processus;
- Collaborer à la bonne marche des dossiers en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
- Contribuer au fonctionnement global de la Direction générale;
- Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

**Qualifications**

Formation académique:

- Doit détenir un baccalauréat en science de l'administration ou en sciences humaines et en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée;
- Posséder au moins deux ans d'expérience reliée à la fonction;
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
- Maîtrise des outils informatiques : Word avancé, Excel et Powerpoint intermédiaires, Sharepoint, Teams.

Compétences requises:

- Orientation vers les partenaires;
- Orientation vers l'amélioration continue;
- Capacité à œuvrer dans un contexte de transformation;
- Communication;
- Rapidité d'exécution et souci du détail;
- Habiletés dans la gestion des priorités et l'organisation du travail;
- Aptitude supérieure de jugement, d'initiative et du sens des responsabilités;
- Aisance à composer avec l'imprévu.

Pour postuler

Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Il est important de porter une attention particulière aux courriels "Ressources Humaines" qui risquent de se retrouver dans la section " courrier indésirable ou Spam" par erreur.

Nous ne communiquerons qu'avec les personnes sélectionnées pour une entrevue ou une évaluation des connaissances.

Programme d'accès à l'égalité en emploi:
Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.