Engagement and Events Officer - Québec, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Québec, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Relevant du directeur du Bureau des communications de la Faculté de médecine et des sciences de la santé (FMHS) de l'Université McGill, le responsable de l'engagement et des événements planifie, dirige/co-dirige et exécute des événements de grande envergure et des activités connexes à l'appui du Bureau du vice-principal (Affaires de la santé) et du doyen de la FMHS. Le poste comprend la planification annuelle, la conceptualisation, le conseil et la coordination de tous les aspects liés au contenu, aux ressources et à la logistique, ainsi que la gestion des processus et du budget. Les événements du FMHS University Advancement (UA) ne sont pas du ressort de ce poste ; toutefois, les responsables de l'engagement et des événements des deux bureaux doivent collaborer pour assurer la cohérence et le soutien des événements du vice-doyen. Les événements peuvent être internes ou externes, en personne ou virtuels, ou hybrides.

Responsabilités:

- À l'appui des objectifs et des priorités de la FMHS et du Bureau du vice-doyen, diriger la planification annuelle d'événements et d'activités d'engagement de grande envergure, autres que les événements de l'UA.
- En plus de diriger/co-diriger les événements de premier plan existants, recommander et conceptualiser de nouvelles activités et événements d'engagement qui soutiennent les objectifs et les priorités.
- Diriger/co-diriger et superviser des événements de grande envergure et en assurer le succès, de la conception à l'exécution en passant par la gestion du budget ; les événements peuvent aller de petits événements personnels organisés par le vice-doyen à de grands événements publics pour la faculté avec des partenaires extérieurs.
- Conseiller le vice-doyen, le directeur de la communication et d'autres membres de la direction et de la faculté sur les questions relatives à la gestion des événements.
- Résoudre des problèmes complexes liés à la gestion d'événements, qui impliquent souvent des clients et des prestataires de services de premier plan ; la capacité à résoudre des problèmes est essentielle.
- Développer, établir et maintenir des relations de travail de qualité avec divers fournisseurs de services et collègues de McGill afin de garantir des ressources suffisantes et de maintenir la réputation de la Faculté en tant que collaborateur universitaire et commercial collégial et équitable ; rechercher des fournisseurs qui partagent nos valeurs et nos objectifs en matière d'équité, de diversité et d'inclusion, ainsi que de durabilité.
- Rédiger et coordonner la conception, la traduction et la distribution des invitations et du matériel de communication connexe pour les événements, y compris les notes d'allocution, ainsi que d'autres documents d'engagement/de relations publiques, tels que les vœux de fin d'année, conformément aux lignes directrices et aux normes de qualité de l'université et de la faculté en matière d'identité visuelle.
- Gérer les événements sur place afin d'en assurer le bon déroulement ; assurer le suivi approprié, notamment en envoyant des remerciements aux participants, le cas échéant.
- Gérer le budget des événements relevant de sa compétence et assurer la fonction comptable pour chacun d'entre eux, par exemple préparer les bons de commande, payer les factures, assurer un suivi rigoureux, procéder à la réconciliation du budget et en rendre compte en fin d'année.
- Négocier et traiter les contrats sur la base des politiques de l'université et de la faculté en matière de diligence raisonnable, d'approvisionnement et d'approbation ; par le développement de relations efficaces, veiller à ce que la faculté obtienne les meilleurs prix pour tous les services fournis.
- Documente et tient à jour, sur le serveur partagé protégé de l'Office of Communications, les processus relatifs aux événements, les modèles standard (par exemple, les modèles d'invitation) et la base de données des fournisseurs privilégiés et des coordonnées, y compris les informations personnelles et les préférences.
- S'assurer que les personnes qui organisent des événements (par exemple, le vice-doyen, le doyen associé) disposent des informations dont elles ont besoin sur les participants ; garantir la confidentialité de toute information personnelle.
- Gère les heures de travail, y compris le soir et le week-end, de manière à ce que la semaine de travail ne dépasse pas les heures normales ou, si nécessaire et avec l'accord du d