Adjoint(E) Administrative - Ottawa, Canada - Saint Paul University

Saint Paul University

Verified Company

Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Unité administrative**:

- École de counselling, de psychothérapie et de spiritualité

**Superviseur**:

- Gestionnaire, Centre de counselling et de psychothérapie

**Heures**:

- 35.00

**Fonctions**:
**Titre du poste:
Adjoint(e) administrative - Jour

**Numéro de concours**:

**Service**:
Faculté des sciences humaines

École de counselling, de psychothérapie et de spiritualité

Centre de counselling et de psychothérapie

**Supérieur immédiat**:
Gestionnaire, Centre de counselling et de psychothérapie

**Type d'emploi**:
Régulier, temps plein (syndiqué)

**Horaire de travail**:
35 heures par semaine

**Échelle salariale**:
Niveau $ $)
- Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte._

L'Université Saint-Paul est le collège fondateur de l'Université d'Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l'épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L'Université Saint-Paul se démarque par l'intégration de l'apprentissage et de la recherche à l'engagement social, ce qui permet d'offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

**SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS**

Sous la supervision du gestionnaire du Centre, le titulaire du poste offre un soutien aux activités de la réception. Le titulaire est responsable de la gestion des systèmes informatiques, de la formation du personnel sur l'utilisation sure et efficace des outils informatiques et de l'intégrité (bon fonctionnement) du matériel utilisé au Centre. Le titulaire du poste assure un suivi financier étroit auprès des clients et rapporte les revenus mensuels au gestionnaire du Centre et au Service des finances. Enfin, il effectue un audit semestriel des dossiers des clients afin d'assurer la conformité des dossiers cliniques aux normes de pratiques de la profession. Il aide également le gestionnaire du Centre dans des projets spéciaux.

En raison de la nature des services offerts au Centre de counselling, le titulaire du poste devra se conformer étroitement aux politiques et procédures du Centre (particulièrement en ce qui a trait à la confidentialité), aux normes de pratiques de l'OPAO et aux lois provinciales et fédérales applicables.

**DÉTAILS DES RESPONSABILITÉS**

**Service à la clientèle**:

- Soutenir les étudiants qui participent au programme travail-étude et assurent les fonctions de la réception (répondre aux courriels et répondre au téléphone) pendant le jour.
- Participer à la formation et au soutien des étudiants qui participent au programme travail-étude. Répondre à leurs questions au besoin.
- Accueillir et répondre de manière courtoise et professionnelle aux demandes des professeurs, des superviseurs, des clients et des étudiants en ce qui touche toutes les facettes des activités sous sa responsabilité.

**Administration technologique**:

- Travailler en étroite collaboration avec le Service de l'informatique pour assurer le bon fonctionnement de tout le matériel technologique sous sa responsabilité : identifier des problèmes informatiques, communiquer les problèmes au Service de l'informatique, collaborer avec le Service de l'informatique dans la recherche et l'implantation de solutions.
- Gérer la création, la gestion et les mises à jour des comptes utilisateur dans Jane et VALT de manière autonome et collaborer avec d'autres services pour la gestion des postes téléphoniques, des droits d'impression et des droits d'accès à l'immeuble.
- Assurer la formation des professeurs, des superviseurs et des étudiants en ce qui concerne l'utilisation des outils technologiques. Développer et mettre à jour des outils didactiques et assurer le soutien aux usagers en cas de difficulté.
- Veiller au respect des politiques et procédures du Centre en matière de cybersécurité et l'utilisation de la technologie développée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et les normes de pratiques de l'OPAO.
- Créer et gérer les contacts et les groupes de contact de la boite Outlook départementale

**Administration financière**:

- Négocier des ententes de paiement pour les clients ayant des dettes, réévaluer le tarif à la demande du client selon les politiques et procédures en vigueur.
- Suivre le rapport des comptes débiteurs et suivre le recouvrement auprès des clie