Adjoint(E) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - L'Arche-Montréal

Description

L'Arche Montréal est un organisme sans but lucratif (OSBL) situé dans le sud-ouest de l'île de Montréal. Au sein de cette communauté chaleureuse, cinq foyers accueillent des personnes vivant avec une déficience intellectuelle ainsi que des assistants volontaires dévoués. Dans un esprit de partage, de respect et de soutien mutuel, nous cultivons un environnement familial où chacun peut s'épanouir. Notre atelier de travail offre l'opportunité aux résidents de développer leurs talents à travers diverses activités professionnelles et de loisirs.

**RÉSUMÉ DU POSTE**:
L'Arche Montréal est à la recherche d'une personne dynamique, organisée, autonome, reconnue pour sa rigueur, capable de bien travailler en équipe afin de pourvoir le poste d'adjoint ou d'adjoint (e) administratif(ve)/ secrétariat à temps plein (32h à 40h semaines).

L'Adjoint(e) Administratif (ve) / Secrétaire sous l'autorité immédiate de la directrice générale, a comme responsabilité première d'être un soutien à la directrice générale et à l'équipe de coordination selon les besoins.

Il(elle) exécute des actes administratifs et de gestion dans le cadre des activités de l'organisme, assure l'accueil et le secrétariat.

**Lieu de travail**:
Le bureau situé au 6105, rue Jogues, Montréal (Québec) H4E 2W2.

**Tâches et responsabilités principales**:
RÉSUMÉ DU POSTE:
L'Adjoint(e) Administratif (ve) / Secrétaire sous l'autorité immédiate du responsable de la communauté, a comme responsabilité première d'être un soutien à la directrice générale et à l'équipe de coordination selon les besoins.

Il(elle) exécute des actes administratifs et de gestion dans le cadre des activités de l'organisme, assure l'accueil et le secrétariat.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**:

- Répondre aux demandes d'informations;
- Réaliser des opérations de secrétariat, administration et de gestion courante;
- Classer et archiver les documents et informations;
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière et communautaire);
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser;
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier;
- Faire les déclarations TPS/TVQ;
- Faire de suivi des dossiers des personnes accueillies;
- Impôts personnels des personnes accueillies; aider à l'envoi des documents aux familles
- Organiser la logistique relative aux réunions et autre activité de l'organisme;
- Enregistrer les dons et gérer les coordonnées et informations administratives pour chaque don;
- Préparer et imprimer les reçus d'impôts pour dons ;
- Assister la comptable dans la préparation des résultats mensuels et du budget annuel.
- Aider à la préparation de la remise des documents pour les redditions de compte.
- Anticipation et prévention des besoins des personnes : rappel des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l'information.
- Gestion et mise à jour du site Internet et participation à l'élaboration des supports de communication.
- Effectuer divers mandats selon les besoins et suggérer toutes améliorations possibles.

**Autres taches**

Accomplir toutes autres tâches relatives à ses fonctions demandées par la directrice générale.

**Qualifications, compétences requises et exigences du poste**:

- Diplôme d'études collégiale en bureautique ou équivalent, DEP où autre formation pertinente
- Expérience professionnelle 1 à 2 ans au minimum.
- Maitrise du français parlé et écrit, aptitudes en rédaction. Une bonne connaissance de l'anglais parlée et écrit.
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Excellentes Notions sur les techniques de communication orale et écrite.
- Bonnes Capacités à synthétiser une information complexe.
- Bonne connaissance du logiciel de don Prodon
- L'expérience au sein d'un organisme sans but lucratif serait un atout.
- Autonomie, sens des responsabilités, souplesse, capacité à travailler seule et en équipe
- Gestion du temps et du stress
- Facilité à communiquer et bonnes méthodes de travail
- Facilité d'adaptation aux demandes multiples et variées.
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale

**Disponibilité**
- Immédiate

Type d'emploi : Temps plein

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- REER Collectif
- Tenue Décontractée

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Expérience:

- Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
- administration: 1 an (Obligatoire)

Langue:

- Français (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel