Agent administratif Agente administrative - Saint-Eustache - Ville de Saint-Eustache

Description

Concours #

Agent·e administratif·ve, Service de police, statut permanent

Date limite de réception des candidatures : 15 mars 2026

Horaire : 35 heures/semaine sur horaire variable réparties sur 5 jours, du lundi au vendredi.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

DESCRIPTION SOMMAIRE :

Sous l'autorité du supérieur immédiat, la personne titulaire du poste exécute diverses tâches de secrétariat ainsi que des tâches administratives en soutien au Service de police et au Service centralisé des appels d'urgences (SCAU).

RÔLE ET RESPONSABILITÉS :

1. Effectue la correspondance usuelle à partir des données provenant de diverses sources telles que dossiers, rapports, notes et prépare, rédige et produit à l'aide des outils informatiques requis, des lettres, mémoires, procès-verbaux, textes, documents, mémos, listes;
2. Travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires afin de les assister à l'intérieur de leurs fonctions administratives. Assiste à des réunions, prépare divers documents nécessaires pour les rencontres, rédige les procès-verbaux et en fait les recherches et consultations préalables, répond aux demandes courantes et fait le suivi des tâches administratives reliées aux décisions prises;
3. Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d'assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités, donne les informations pertinentes ou les réfère aux personnes concernées ou au service concerné;
4. Assure, selon les informations, la gestion de l'agenda du (des) gestionnaire(s); fixe les rendez-vous, convoque les personnes aux réunions, fait les arrangements nécessaires aux déplacements afin d'assurer la coordination des disponibilités en regard des priorités, accueille les visiteurs;
5. Vérifie et compile sur des formulaires appropriés, différentes données ayant trait aux activités du Service, à l'application de politiques ou procédures administratives internes;
6. Effectue le classement et veille à la circulation des documents de son supérieur et à celui de son Service;
7. Prépare, compile, complète et dresse des listes, tableaux, statistiques et exécute les calculs qui s'imposent;
8. Construit et assure la mise à jour de certaines bases de données informatiques ainsi que des formulaires électroniques;
9. Développe, prépare et propose à son supérieur des recommandations en vue d'améliorer des méthodes de travail telles que le suivi auprès des autres services de la Ville et autres;
10. Assure un support administratif et de collaboration auprès de ses collègues de travail et s'assure du bon fonctionnement pour le partage des divers documents et informations au sein du Service de police et du SCAU;
11. Assure des opérations reliées à la paie de son Service tel que le suivi et la construction des horaires de travail des employés, comptabilisation et application et calcul des congés, suivi du temps supplémentaire, validation et suivi des heures travaillées et autres;
12. Transmet au Service des finances les données requises pour le traitement de la paie, s'assure de leur exactitude et des échéanciers;
13. Effectue le suivi des heures à facturer pour certains projets avec d'autres organisations policières telles que le ERM, UPAC et s'assure de la réception et de la conformité des paiements.
14. En collaboration avec le supérieur immédiat des brigadiers scolaires, prépare et assure le suivi de l'horaire des brigadiers, notamment en fonction du calendrier scolaire et des disponibilités, assure le remplacement des brigadiers lors d'absence de maladie, prépare l'équipement et effectue, au besoin, l'essayage pour les nouveaux brigadiers.

NOTE: Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l'emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Programme d'accès à l'égalité en emploi : si vous êtes une personne en situation de handicap et nécessitant un accommodement pour des examens ou une entrevue de sélection, nous vous prions de le mentionner à l'employé qui vous contactera, le cas échéant.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE:

• Diplôme d'études professionnel (DEP), secrétariat, bureautique, comptabilité
• 12 à 18 mois d'expérience
• Bonne connaissance du français écrit et parlé
• Anglais fonctionnel
• Connaissance des différents services et des activités d'une municipalité
• Maîtrise des principes du service à la clientèle
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Maîtrise et connaissance pour la gestion des bases de données informatiques
• Connaissance du C.R.P.Q. (Centre de renseignements policiers du Québec), un atout
• Connaissance du M.I.P. (Module d'informations policières), un atout

QUALITÉS REQUISES

• Aptitudes personnelles à répondre au public
• Fais preuve d'empathie, de discernement, de calme, de tact, de courtoisie
• Personnalité calme
• Bonne résistance au stress et à l'affluence
• Autonomie et leadership
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Entregent
• Dynamisme
• Jugement
• Bonne communication verbale et écrite
• Bon esprit d'équipe
• Discrétion
• Intégrité
• Souci de la qualité
• Flexibilité