Secrétaire Administratif(Ive) - Montréal, Canada - Hydro Québec

Hydro Québec

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Concours**:

**Titre à l'interne**:

- Secrétaire administratif(ive) - CLASSE 2 (Affectation temporaire 12 mois)**Statut**:

- Temporaire**Durée**:

- 12 mois**Lieu**:

- Montréal**Horaire de travail**:

- Variable 33.5 hrs, 5 jours**Fin d'affichage**:
- 15/03/2023- _Le titre du poste affiché peut être différent de celui indiqué à la rubrique «Titre interne» pour faciliter la recherche d'emploi avec un titre utilisé sur le marché._

**Qui nous sommes**

Nous sommes fiers de produire une énergie propre et renouvelable depuis 1944. Notre vision est de mobiliser la force collective du Québec pour accélérer la transition énergétique, stimuler l'économie et bâtir un avenir durable.

Travailler avec nous, c'est propulser votre carrière auprès de gens engagés et toujours prêts à innover pour relever nos défis ambitieux. Parce que notre monde change le monde

**Votre mission**:

- Assister les gestionnaires desservis dans la gestion des dossiers et dans la gestion de leur temps. Contribuer à la préparation et au suivi des budgets.
- Exécuter les travaux de secrétariat afin de fournir le soutien requis au personnel des unités administratives desservies.

**Vos principales activités au quotidien**:

- Assurer le suivi des dossiers selon leur importance ou leur échéance de façon à dégager les gestionnaires de leurs tâches administratives.
- Tenir à jour l'agenda des gestionnaires, fixer, déplacer, confirmer au besoin des rendez-vous ou réunions.
- Recueillir des informations, vérifier, compiler et comparer des données pour contribuer à la préparation et au suivi des budgets, tableaux de bord et indicateurs de gestion.
- Recevoir ou préparer divers documents ou formulaires d'entreprise incluant ceux relatifs à la gestion du personnel, les vérifier, les corriger et obtenir les approbations requises et informer les personnes concernées. Effectuer les recherches et le suivi relatifs au traitement de ces documents ou formulaires ainsi que la saisie de données dans les systèmes et au besoin, procéder à l'extraction de rapports des systèmes d'entreprise.
- Rédiger, préparer et dactylographier la correspondance et tenir à jour des rapports, listes ou documents.
- Recevoir les demandes d'information et la correspondance, obtenir les renseignements nécessaires ou la documentation pertinente, y donner suite et en assurer le suivi. Traiter les questions qui relèvent de ses attributions.
- S'occuper de l'organisation matérielle des réunions, préparer l'ordre du jour et la documentation pertinente. Assister aux réunions, rédiger le compte rendu et en faire la distribution.
- Mettre en place ou tenir à jour un système de classement de divers documents ou dossiers, classer les documents ou dossiers, voir à leur conservation ou à leur destruction selon les encadrements en vigueur.
- Vérifier les quantités de fournitures de bureau, de matériel ou d'équipement. Préparer les demandes visant leur renouvellement et obtenir les approbations requises. Coordonner les actions relatives à l'aménagement des unités administratives desservies.
- Communiquer avec les personnes concernées pour des raisons telles que l'entretien des appareils ou équipements de bureau, les réservations de salle ou d'équipements, d'hébergement, de moyens de transport, et les inscriptions à des cours, congrès, colloques.

**Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l'emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.**

**Votre profil**:
**Exigences**:

- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en technique de secrétariat.
- Avoir une bonne expérience dans le support administratif auprès de directeur et de son équipe.

**Compétences et connaissances reliées au poste**:

- Avoir de l'expérience dans la coordination des demandes acheminées au bureau du supérieur, dans la gestion de l'agenda et l'organisation de rencontres, ainsi que dans le suivi de dossiers et de projets.
- Avoir une bonne connaissance des systèmes informatique de l'entreprise, dont la suite Microsoft Office
- Avoir une bonne capacité d'analyse et de synthèse et une grande habileté à communiquer verbalement et par écrit.
- Démontrer la maîtrise des compétences comportementales suivantes:

- Centré sur le client;
- Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable;
- Avoir une excellente connaissance du français parlé et écrit.
- Avoir une excellente connaissance de l'anglais parlé et lu, un atout.

**Compétences essentielles à Hydro-Québec**:

- Travaille en équipe
- Agit avec ouverture et bienveillance
- Agile et orienté vers les résultats
- S'engage dans l'évolution

**Ce que nous offrons**
- Un environnement stimulant qui permet de se développer et des possibilités de carrière