Agent(E), Services Aux Membres Et Administration - Montréal, Canada - Association des architectes paysagistes du Québec

Description

OFFRE D'EMPLOI /
AGENT.E, SERVICES AUX MEMBRES ET ADMINISTRATION

L'Association des architectes paysagistes du Québec (AAPQ) est à la recherche d'un.e agent.e, services aux membres et administration pour assurer une bonne mise en œuvre des opérations de l'organisation.

L'ORGANISATION

Relevant de la direction générale, le rôle d'agent.e, services aux membres et administration sera notamment d'assurer le service aux membres, de prendre en charge le secrétariat et d'effectuer certaines tâches relatives à la facturation et au suivi des états de comptes à payer.

RESPONSABILITÉS

Les principales responsabilités du poste incluent, sans s'y limiter, les suivantes:
**Services aux membres**
- Planification des dépôts et réception de dossiers d'admission des membres stagiaires et agréés ;
- Soutien au Comité d'admission (planifier les réunions, préparer les dossiers, etc.) ;
- Inscrire les stagiaires aux examens, assurer la correction automatique et faire le suivi pour la correction manuelle auprès du correcteur des examens ;
- Résolution des problèmes de recrutement, d'inscription ou d'information ;
- Gestion de la base de données CRM et des répertoires des fournisseurs et des bureaux ;
- Préparation, envoi et suivi des cotisations.

**Services de secrétariat**
- Planification, contrôle et suivi des activités du service de secrétariat en général ;
- Répondre aux demandes des fournisseurs/annonceurs relatives aux activités de l'association (webinaires, colloque, revue annuelle, etc.) ;
- Mise en forme de documents et les mettre à jour en ligne ;
- Soutien aux activités de communication et d'organisation d'événements.

**Soutien au service de comptabilité**
- Préparation et envoi des dépôts bancaires ;
- Facturation pour la gestion courante de l'AAPQ (frais d'admission, services, commandites, examens, etc.) ;
- Suivi de l'état des comptes à payer auprès des fournisseurs et des membres ;
- Envoi des relevés, factures et dépôts au service de comptabilité sur une base mensuelle ;
- Répondre aux questions du service de comptabilité au besoin.

PROFIL RECHERCHÉ

**Qualifications**
- Une formation collégiale en secrétariat, bureautique ou autre formation jugée pertinente ;
- Expérience mínimale de 3 années (en milieu associatif, un atout) ;
- Très bonne connaissance de la langue française (oral et écrit) ;
- Très bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office ;
- Connaissance de Photoshop, Illustrator, WordPress, Canva un atout.

**Aptitudes et capacités**
- Faire preuve de beaucoup de rigueur et d'autonomie ;
- Démontrer une très bonne capacité d'organisation et de priorisation ;
- Avoir le sens du service et une attitude professionnelle avec les membres;
- Démontrer d'excellentes habiletés interpersonnelles et aimer travailler en petite équipe.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Emploi à temps partiel d'environ 3 jours/semaine.
3 semaines de vacances en plus de la fermeture du bureau pendant le temps des Fêtes.

Possibilité de télétravail. L'AAPQ est ouverte à l'aménagement du travail et encourage la conciliation travail-famille.

AVANTAGES SALARIAUX

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Si vous êtes la personne qualifiée que nous recherchons, vous êtes invité à soumettre votre demande incluant **une lettre de motivation et votre curriculum vitae.**

Les entrevues seront réalisées au fur et à mesure de la réception des CV.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Type d'emploi : Temps partiel, Permanent
Heures à temps partiel : 21 par semaine

Salaire : 20,00$ à 22,00$ par heure

Horaires de travail:

- 8 Heures

Mesures COVID-19:
Respect des mesures en vigueur telles que dictées par le gouvernement.

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Montréal, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Question(s) de présélection:

- Avez-vous déjà travaillé pour une organisation sans but lucratif?

Expérience:

- administration: 3 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC