- Organiser l'agenda en fixant et confirmant les rendez-vous, les déplacements et voyages d'affaires en anticipant et en évitant les conflits d'horaire. Effectuer les rappels nécessaires à sa direction concernant l'emploi du temps.
- Assurer la logistique des réunions, des déplacements et voyages en faisant des arrangements, des réservations, en planifiant les itinéraires, en organisant l'emploi du temps, la mise en liaison avec les interlocuteurs et en préparant tous documents ou informations nécessaires.
- Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, rapports, matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexes et qui s'adressent à des destinataires internes ou externes. Faire ou améliorer la mise en page et la présentation et s'assurer de la justesse orthographique et grammaticale.
- Veiller à l'organisation, à la convocation et à la préparation des réunions en rédigeant l'ordre du jour, en préparant les documents relatifs aux dossiers à discuter/traiter, en exécutant des recherches d'informations ou de données, en préparant du matériel, etc.
- Agir à titre de participant en rédigeant les comptes rendus ou les procès-verbaux. Assurer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion.
- Participer à l'organisation et à la planification d'évènements tels que conférences, collations des grades, formations ou autres.
- Assurer la gestion du courrier et des courriels, les dépouiller les filtrer, les trier et les prioriser.
- Filtrer et prioriser les appels, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer afin de supporter efficacement les interventions de sa direction.
- Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des dossiers et documents physiques et virtuels.
- Effectuer le suivi des mandats confiés par sa direction. Gérer les notes de frais de sa direction.
- Mandater des fournisseurs (traiteur, imprimeur, etc.) en s'assurant de bien définir les attentes. S'assurer de la réalisation du mandat, et ce, à l'intérieur de l'enveloppe budgétaire et des spécifications de ce dernier.
- Accueillir les invités et visiteurs de sa direction.
- Échanger de l'information de façon régulière avec les autres assistant(e)s de direction et participer à des activités communes.
- Gérer différentes formalités administratives de façon autonome en s'assurant d'en faciliter et d'en améliorer le fonctionnement.
- Agir à titre d'agent de liaison pour les communications entre sa direction et les parties intéressées. Rechercher des informations et compiler des données afin de produire différents rapports tout en relevant les tendances, incohérences ou autres.
- Initier de nouveaux employés dans son unité, diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement et en coordonner le travail.
- Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage
- Maîtrise de la langue française et anglaise
- Maîtrise de toute autre langue, un atout
- Solides compétences communicationnelles orales, écrites et relationnelles, tact et diplomatie
- Débrouillardise, discrétion, capacité de travailler sous pression, rapidité d'exécution, polyvalence, distinction
- Minutie, sens des priorités, jugement, souci du détail et de la qualité du travail
- Sens de l'organisation et de la planification
- Un salaire entre $ et $ selon votre expérience
- Une organisation de travail en mode hybride
- Poste régulier à temps complet
Assistante ou assistant de direction - Montreal, Canada - Université de Montréal
Description
Information sur l'emploi
Le aux partenariats communautaires et internationaux est chargé du développement stratégique des relations internationales en enseignement et en recherche, ainsi que du soutien à la mobilité étudiante et à la mobilité professorale. Il est également responsable de l'élaboration de projets de partenariat communautaire qui se déclinent à l'échelle locale comme à l'étranger. Le Vice-rectorat s'assure de la mise en œuvre d'une internationalisation raisonnable, éthique et citoyenne de l'Université, qui affirme son identité francophone, ancrée à Montréal mais ouverte sur le monde.
Vos défis au quotidien
Ce qu'il vous faut pour réussir dans ce rôle
Scolarité: Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en administration générale ou en bureautique.
Toute formation supérieure ayant permis l'atteinte des compétences requises pourrait être considérée.
Expérience: Cinq (5) années d'expérience pertinente à l'emploi.
Autres :
Davantage d'information sur le poste