Adjoint(E) Administratif(Ve) à L'exécution de - Montréal, Canada - demospec

demospec

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Tu as le goût de relever de nouveaux défis ? Tu veux joindre une entreprise qui a à coeur le bien-être de ses employés ? Chez Demospec, nous avons le poste qu'il te faut

Établie à Montréal depuis 23 ans et comptant près de 300 employés, Demospec est une entreprise québécoise en pleine croissance, spécialisée en déconstruction, décontamination, sciage et forage de béton dans les secteurs commerciaux, institutionnels et industriels. Notre objectif est d'offrir un excellent service qui dépasse les attentes de nos clients, tout en respectant les normes environnementales, de qualité et de sécurité. L'expertise, le dynamisme et l'implication de nos employés sont des facteurs indéniables de notre succès.

Pourquoi te joindre à notre équipe:

- Assurances collectives comprenant les frais médicaux ainsi qu'un plan dentaire ;
- Cotisation au RVER ;
- 4 semaines de vacances ;
- Un horaire d'été ;
- Flexibilité au niveau des horaires ;
- Une salle d'entrainement ;
- Une salle de détente ;
- Le stationnement gratuit à Montréal c'est très rare Nous c'est gratuit
- Nouveaux bureaux ultramodernes (gym, douches, cafétéria avec cuisinier) ;
- Une équipe humaine et dynamique qui aime travailler en équipe ;
- Vêtements et articles promotionnels ;
- Activités organisées (souper de Noël, BBQ estival, événements sociaux) ;
- Un environnement de travail dynamique et sécuritaire, de la formation, des relations de travail chaleureuses et d'excellentes opportunités d'avancement.

SOMMAIRE DE L'EMPLOI

Sous l'autorité du Vice-Président Déconstruction, le titulaire du poste aura comme mandat principal d'assurer un support administratif à l'équipe de la gestion de projets.

DESCRIPTION DES TÂCHES

Préparation et administration du projet:

- Préparer le dossier de projet à partir de l'appel d'offre (document du donneur d'ouvrage, soumission, données d'estimation, budgets, calendrier d'exécution, etc.);
- Collecter et enregistrer les données ;
- Coordonner la préparation de documents pour les différents intervenants concernés par les projets ;
- Compléter la documentation, les tableaux sommaires de suivis ;
- Rédiger et corriger les notes de service, les lettres, les rapports, les procès-verbaux et/ou les comptes rendus à être acheminés aux différents intervenants ;
- Faire de la recherche, de la cueillette d'information et de l'agencement de renseignements et de données ;
Ouverture de projets et documentation administrative:

- Transmettre les demandes d'information pour nouveaux clients et enquête de crédit;
- Créer des projets dans le système comptable et dossiers publiques ;
- Créer des dossiers physiques pour facturation ;
- Faire les demandes de cautionnement ;
(Cautionnement de soumission et d'exécution)
- Faire des demandes pour assurances, certificats et autres ;
- Préparer des programmes de prévention ;
- Ouvrir et fermer des documents CNESST comme maître d'œuvre ;
- Faire les demandes de vérification de propriétés ;
- Faire les dénonciations de contrat ;
- Faire le suivi avec le VP déconstruction et le client pour les validations et signatures en bon et due forme des contrats ;
- Faire les bons d'achats Inter-Compagnie ;
- Remplir des bons de travail chantier numérique pour les chargés de projet ;
- Faire des lettres de garantie ;
Coordination:

- Gestion d'agendas des différents intervenants en gestion de projet pour planification de réunions/visites ;
- Faire le suivi de la liste des projets cautionnés et mettre à jour avec la compagnie de caution
(Cautionnement de soumission et d'exécution) ;
- Planifier l'inventaire et gérer la distribution des formulaires de transbordements et des bons de travail aux contremaitres ;
- Compléter la documentation annuelle pour accréditations de l'entreprise ;
- Contractor Check, Elite management, AMP et autre préqualification en tant que fournisseur si requis ;
- Collecter et enregistrer les données des manifestes de disposition des matériaux pour transmission au client et remplir des tableaux résumés pour se conformer aux norme LEEDv4 ;
- Diverses tâches connexes à la préparation de documentation requise par les chargées de projet ;
- Impression, scan, cartable de projet, documentation de chantier, etc.

HORAIRE DE TRAVAIL
40 heures par semaine (du lundi au vendredi)

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES
- D.E.C. en Administration ou dans un domaine connexe;
- De 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans le domaine de la construction;
- Maîtrise des logiciels de la suite MS Office et des outils informatiques;
- Sens de l'organisation, rapidité d'exécution et capacité à gérer de multiples priorités;
- Grande autonomie et bonne capacité d'adaptation;
- Collaborateur(trice), engagé(e), autonome et axé(e) sur les résultats;
- Connaissance du système électronique d'appel d'offres du Gou