Assistant Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du directeur, effectuer et organiser des activités administratives pour soutenir les opérations quotidiennes et les initiatives spéciales du Bureau de l'éducation des Premières nations et des Inuits (OFNIE), y compris, mais sans s'y limiter, les finances, les ressources humaines, les communications et les affaires étudiantes. Assurer une fonction de liaison avec d'autres unités, avec les autorités éducatives autochtones partenaires de l'OFNIE et avec d'autres organisations externes.

Principales responsabilités:
- Aider à la préparation et à l'administration du budget de l'OFNIE.- Aider les directeurs à préparer les propositions de subventions et de recherche, les propositions de programmes et d'autres rapports selon les besoins. Administrer les subventions gouvernementales.- Agir en tant que premier niveau de contact pour les questions relatives aux finances de la faculté, y compris les rapports de dépenses. Contrôler et superviser le rapprochement des dépenses. Approuver les dépenses dans le cadre des lignes directrices établies.- Assurer le paiement en temps voulu des employés contractuels et la facturation en temps voulu des partenaires de l'OFNIE. Assurer la conformité des paiements et de la documentation en collaboration avec les RH de la faculté et le bureau des finances.- En collaboration avec les RH de la faculté, aider au recrutement et à l'embauche de tous les chargés de cours, assistants d'enseignement et assistants de recherche pour le Bureau. S'assurer que toute embauche est conforme aux dispositions des conventions collectives et aux politiques de l'Université.- Planifier les réunions du comité directeur, les réceptions de remise des diplômes, les conférences, les symposiums, les réunions du bureau et des partenaires et d'autres événements spéciaux.- Superviser la rédaction de procès-verbaux détaillés et assurer le suivi et la mise en œuvre des décisions convenues.- Superviser la production de matériel de marketing pour le bureau, ses événements, y compris le site web du bureau.- Superviser directement le personnel de soutien et/ou superviser le travail des employés, y compris les occasionnels.- Assurer la liaison avec les partenaires externes de l'OFNIE et l'administration de la faculté ou de l'université pour les questions touchant directement le bureau. Répondre aux demandes de données et de rapports émanant de l'administration de la faculté/université et des partenaires de l'OFNIE.- Évaluer et résoudre les problèmes administratifs. Le cas échéant, informer le directeur et formuler des recommandations.- Fournir un soutien aux affaires étudiantes et aux activités administratives universitaires- Effectuer d'autres tâches connexes et participer à des projets spéciaux, selon les besoins.- Des déplacements dans les communautés des Premières nations et des Inuits pourraient être nécessaires.

Autres compétences et/ou aptitudes requises

Compétences organisationnelles avérées et expérience de l'administration d'une unité. L'expérience de travail avec des partenaires ou des communautés autochtones et la connaissance de ces derniers constituent un atout. Expérience de l'administration de subventions gouvernementales et d'autres fonds affectés, de la budgétisation, des affaires étudiantes. Expérience de l'analyse de données de base. Leadership avéré, initiative, détermination et créativité dans la résolution de problèmes. Compétences avérées en matière de planification et d'établissement de priorités, avec une capacité à travailler de manière autonome et en équipe. Capacité avérée à superviser et à motiver le personnel. Solides compétences en communication et capacité à interagir positivement et efficacement à un niveau professionnel avec les parties prenantes internes et externes. Capacité à rester calme sous pression et à s'adapter efficacement au changement. La connaissance des politiques et procédures de l'université est un atout. Expérience de l'administration de programmes éducatifs, un atout. Excellentes compétences rédactionnelles et capacité avérée à produire et à réviser des propositions et des rapports, ainsi qu'à gérer des sites Web. Capacité avérée à travailler efficacement avec la suite MS Office. Familiarité avec BANNER et Minerva, un atout. Anglais parlé et écrit ; français, parlé et lu.

Formation et expérience mínimales requises:
DEC III 3 ans Expérience connexe /

Salaire annuel:
(MPEX - Classe 03) $52,210