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- Effectuer l'ensemble des tâches administratives cléricales du Vice-Président;
- Coordonner les transferts des commandes des échantillons entre le bureau de Boucherville et de l'Inde;
- Responsable de la réception et de l'expédition des échantillons, vérifier les factures et créer les documents nécessaires;
- Contacter les différentes entreprises et vérifier la présence des échantillons.
- Coordonner tous les appels et les réunions avec les partenaires d'affaires externes et internes;
- Maintenir le calendrier de rendez-vous à jour;
- Faire le suivi des réunions auprès des différentes équipes internes et externes;
- Mettre à jour chaque réunion : obtenir les documents nécessaires, effectuer les procès-verbaux, effectuer la compilation et la diffusion des ordres du jour ;
- Suivi de la vérification des différentes factures;
- Classement des documents des projets en cours, impression et archivage;
- Fournir un support à l'équipe de développement du site de Boucherville et de l'Inde;
- Filtrer et acheminer les appels téléphoniques et distribuer la correspondance;
- Gérer lagenda et planifier les réunions et les rendez-vous;
- Planifier et organiser les voyages;
- Procurer les fournitures du bureau pour le département;
- Produire des rapports, des présentations et des briefings;
- Rencontrer et accueillir les visiteurs;
- Tout autres tâches connexe.
- Diplôme d'étude post-secondaire combiné avec 1 à 2 années d'expérience dans un poste similaire ou connexe;
- Bonnes habiletés rédactionnelles, parfait bilinguisme anglais-français oral et écrit;
- Expérience à titre d'adjoint de direction (atout);
- Maitrise de la suite Microsoft office (excel, word, outlook).
- Aptitude prouvée à organiser le travail par ordre de priorité, à établir des calendriers et à obtenir des résultats;
- Habileté en communication, capacité de prendre des décisions et de les communiquer avec tact et diplomatie;
- Établir des relations professionnelles coopératives avec les partenaires d'affaires internes et externes. Être un modèle positif;
- Aptitude à gérer plusieurs tâches selon des échéanciers serrés;
- Posséder un très grand souci du détail. Aptitude aux changements;
- Aptitude à maintenir l'information confidentielle (obligatoire).
Adjoint (e) Administratif - Portfolio et Affaires scientifiques - Boucherville, Canada - Groupe JAMP Pharma
Description
Sommaire du poste
Responsabilités clés
Qualifications Requises
Compétences et habiletés requises