Assistant - Ottawa, Canada - Saint Paul University

Saint Paul University

Verified Company

Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Unité administrative**:

- École de counseling, de psychothérapie et de spiritualité

**Superviseur**:

- Gestionnaire, Centre de counselling et de psychothérapie

**Heures**:

- 35.00

**Fonctions**:
**Titre du poste**:
Assistant(e) de bureau - soir

**Numéro de concours**:

**Unité administrative**:
Facultés des sciences humaines et de philosophie

École de counseling, de psychothérapie et de spiritualité

Centre de counseling et de psychothérapie

**Supérieur immédiat**:
Gestionnaire du Centre de Counselling

**Type d'emploi**:
Permanent, Temps plein (syndiqué)

**Horaire de travail**:
35 heures par semaine

Du lundi au jeudi (12h à 20h) et

le vendredi (9h à 17h)

**Échelle salariale**:
Niveau 4: $ $)
- Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte._

L'Université Saint-Paul est le collège fondateur de l'Université d'Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l'épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L'Université Saint-Paul se démarque par l'intégration de l'apprentissage et de la recherche à l'engagement social, ce qui permet d'offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

**RÉSUMÉ DES FONCTIONS**

Sous la supervision du gestionnaire du Centre, le titulaire est responsable d'offrir un service d'accueil courtois et professionnel aux clients, étudiants, superviseurs et professeurs, de répondre ou rediriger les appels et les courriels, de créer et tenir à jour les dossiers des clients et de traiter et classer des documents dans les dossiers des étudiants. Le titulaire du poste travaille seul en soirée et doit être en mesure d'intervenir de façon sécuritaire et efficace en cas d'urgence ou de détresse potentielle des clients (p. ex., menace de suicide) conformément à la politique du Centre.

En raison de la nature des services offerts au Centre de Counselling, le titulaire du poste devra se conformer étroitement aux politiques et procédures du Centre (particulièrement en ce qui a trait à la confidentialité), aux normes de pratiques de l'Ordre des psychothérapeutes autorisés de l'Ontario (OPAO) et aux lois provinciales et fédérales applicables.

**FONCTIONS PRINCIPALES**

***

**Service à la clientèle**:

- Accueillir de manière courtoise et professionnelle les professeurs, superviseurs et étudiants.
- Accueillir les clients, traiter les transactions, fournir des reçus.
- Diriger les personnes en crise vers les ressources de crise au besoin.
- Soutenir les étudiants lorsqu'ils gèrent des situations de crise avec les clients conformément à la politique du Centre.

**Communications**:

- Répondre aux appels et aux courriels qui touchent toutes les facettes des activités sous sa responsabilité. Documenter les interactions pertinentes auprès des clients dans leur dossier.
- Rediriger les communications vers les personnes appropriées, conformément aux politiques et procédures en vigueur.
- Rédiger, traduire, préparer et envoyer des courriels ou autres formes de communication en français et/ou en anglais à la demande du gestionnaire.
- Programmer des communications/courriels selon un horaire préétabli par le gestionnaire pour soutenir la coordination du stage et des autres activités du Centre.

**Gestion de bureau**:

- Maintenir un espace de travail propre, organisé et sécuritaire.
- Assurer la coordination quotidienne des activités de la réception et une communication efficace entre les différentes équipes de travail. Assurer le suivi des tâches des étudiants du régime travail-étude au besoin.
- Former, s'il y a lieu, les employés et les étudiants du régime travail-étude en ce qui a trait aux méthodes de travail et les politiques et procédures à suivre à la réception.

**Créer et tenir à jour les dossiers des clients dans la base des données**:

- Ouvrir des dossiers pour de nouveaux clients : fournir des informations au sujet de nos services, recueillir et inscrire des informations sur les clients au profil et dans le dossier des clients, fixer un rendez-vous d'évaluation (tri d'appel). S'assurer que les informations recueillies sont exactes, y compris les informations de facturation.
- Maintenir à jour la liste d'attente : catégoriser les clients sur les listes d'attentes appropriés dans la base de données. Assurer des suivis téléphoniques pério