Secrétaire Dentaire - Saint-Amable, Canada - Groupe dentistes Quebec - Clinique familial de St Amable

Description

La secrétaire dentaire est le premier point de contact avec les patients, que ce soit au téléphone ou en clinique. C'est elle qui reçoit les patients ainsi que les visiteurs de la clinique et qui les guidera dans leurs demandes. Elle s'assure de la bonne coordination des rendez-vous des patients ainsi que des horaires de la clinique en plus de s'assurer que les tâches administratives soient complétées.

**B. Principales responsabilités**

**Gestion des patients**

**Gestion des horaires de rendez-vous**

**S'occupe des tâches administratives de la clinique**

**Autre**

**C. Description détaillée**

**1. GESTION DES PATIENTS**

1.1. S'assurer que les patients soient bien reçus et répondus dès leur arrivée;
1.2. Répondre aux appels téléphoniques de la clinique;
1.3. Aider les patients à remplir tous documents nécessaires;
1.4. Enregistrer les nouveaux patients dans les différents systèmes de la clinique;
1.5. Maintenir et gérer les dossiers des patients conformément aux règles de confidentialité et de sécurité;
1.6. Préparer les factures des patients ainsi que s'occuper des paiements;
1.7. Être la personne ressources des patients;
1.8. S'assurer que les patients sortent de la clinique avec leur prochain rendez-vous (curatif et/ou hygiène).

**2. GESTION DES HORAIRES DE RENDEZ-VOUS**

2.1. Prendre connaissances des dossiers patients de la journée;
2.2. Confirmer les rendez-vous à venir et les rappels en fonction du protocole de la clinique;
2.3. S'assurer que les rendez-vous des patients concordent bien avec les horaires des employés;
2.4. Tenir à jour les listes de rappels en hygiène, en curatif ainsi que celle des plans detraitements;
2.5. Gérer les rendez-vous d'urgences, les rendez-vous annulés ainsi que les non-présentations;
2.6. S'assurer de la bonne coordination des référencements aux spécialistes médicaux.

**3. TÂCHES ADMINISTRATIVE DE LA CLINIQUE**

3.1. Effectuer la gestion de la boîte courriel ainsi que les courriers postaux de la clinique dentaire;
3.2. Gérer les appels et messages téléphoniques de la clinques;
3.3. Mettre à jour le message vocal de la clinique, s'il y a lieu;
3.4. Envoyer les différents documents aux personnes concernés (factures fournisseurs, dentistes,etc.);
3.5. Remplir les différents formulaires pertinents (RAMQ, Assurances privés, etc.);
3.6. Offrir un soutien à la Responsable clinique;
3.7. S'assurer de balancer les fins de journée des honoraires et recevables pour chaque équipe(dentistes, hygiénistes) en concordance avec Dentitek;
3.8. Fermeture hebdomadaire de lot du terminal Interac;
3.9. Tenir à jour les référencements des nouveaux patients sur le document à cet effet(statistiques).

**4. AUTRE**

4.1. S'assurer de maintenir une aire de réception professionnelle;
4.2. Autres tâches connexes.

**D. Profil de compétences**
- **Formation**_

Certificat en secrétariat dentaire ou diplôme connexe _**Expérience préalable requise**_

Une expérience d'au moins 1 an dans un poste en secrétariat ou connexe _**Connaissances spécifiques**_
- Connaissances techniques des soins bucco-dentaires
- Maîtriser le système Dentitek (atout)
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit
- Bonne connaissance de l'anglais (atout)
- _**Habiletés spécifiques**_
- Habiletés en communication
- Habiletés à transiger adéquatement avec les patients
- Excellente habileté de travail d'équipe
- Avoir un esprit d'initiative et un bon jugement

2 _**Aptitudes et caractéristique personnelles**_

Autonomie
- Excellente capacité d'organisation
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Courtoisie et entregent

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Réductions Tarifaires
- Stationnement sur place

Flexible Language Requirement:

- Anglais non requis

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
- Quart de soir

Types de paie supplémentaire:

- Boni de signature
- Heures supplémentaires majorées

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Saint-Amable, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel