Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste - Ottawa, Canada - Archdiocese of Ottawa-Cornwall

Archdiocese of Ottawa-Cornwall

Verified Company

Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE), RÉCEPTIONNISTE / CIMETIÈRE NOTRE-DAME**

**Titre **:Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste

**Relève du **:Directeur ou son délégué

**Sommaire**

L'Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste est responsable d'accueillir les familles. L'Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste doit également assurer le suivi administratif des ventes.

**Description des tâches**
- Répondre et diriger les appels téléphoniques
- Accueillir les clients et les familles qui se présentent au cimetière
- Encaisser les paiements
- Assembler les dossiers et les dossiers, faire des photocopies
- Organiser et planifier les rendez-vous et les réunions
- Coordonner les services de cimetière avec l'équipe d'entretien et de maintenance
- Effectuer des recherches
- Faire la saisie de données
- Gérer les correspondances et assurer le suivi approprié
- Transmettre les documents en fonction des différentes demandes
- Maintenir à jour les systèmes de classement, d'inventaire, d'envoi et les bases de données.
- Numérisation et classement des documents
- Traitement des documents archivés
- Préparation et tri du courrier
- Traiter l'informations de manière confidentielle

**Compétences requises**
- Diplôme d'études secondaires; études postsecondaires dans le domaine de l'administration est un atout
- Expérience dans le service de la clientèle ou rôle similaire
- Excellentes manières de répondre au téléphone et fortes compétences interpersonnelles.
- Diplomatie et tact
- Aptitude à travailler avec le public
- Capacité à communiquer à l'écrit et à l'oral dans les deux langues officielles (anglais et français)
- Être capable de faire preuve d'une grand compassion et dignité
- Être capable de travailler seul(e) et en équipe
- Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et à respecter les délais, tout en fournissant des résultats de qualité.
- Reconnu pour sa rigueur, son intégrité, sa confidentialité et son autonomie.
- Avoir le sens de l'initiative
- Maitrise de Microsoft Office;
- Connaissance de l'Église catholique et de ses enseignements : un atout

**Heures de travail**
- Poste permanent à temps plein à 35 heures par semaine
- 8 h à 16 h du lundi au vendredi (Incluant 1-heure de pause repas non payé)

**Salaire**

25, 47 $ de l'heure.

8 décembre 2023
- ***********_

**ADMINISTRATIVE ASSISTANT, RECEPTIONIST / NOTRE-DAME CEMETERIES**

**Title**:Administrative Assistant, Receptionist

**Reporting to**:Director, or his delegate

**Summary**

The Administrative assistant, Receptionist is responsible for welcoming families. The Administrative assistant, Receptionist must also carry out the administrative follow-up of sales.

**Tasks**
- Answer all incoming phone calls
- Greet clients and families, first point of contact
- Take payments
- Assemble the files and packages, photocopies
- Make appointments and organize the schedules
- Coordinate cemetery services with the maintenance team
- Research
- Data entry
- Correspondence and ensure appropriate follow-up
- Transmit the documents in accordance with the various requests
- Maintains updated systems for filing, inventory, mailing, and databases
- Scanning and filing of documents
- Handling archived documents
- Preparation and sorting of mail
- Verification of sensitive documents

**Requirements and skills desired**
- High School diploma
- College diploma in office administration or office technology would be an asset
- Experience in customer service or in a similar position
- Superior telephone manners and strong interpersonal skills
- Diplomacy and tact
- Ability to work with the public
- Ability to demonstrate great compassion and dignity
- Ability to work alone and in a team
- Excellent communication skills (verbal and written) in both official languages (English and French)
- Ability to manage multiple files at once and meet deadlines, while delivering quality results
- Recognized for his/her rigor, integrity, confidentiality and autonomy
- Excellent knowledge of the MS Office suite
- Knowledge of the Roman Catholic Church would be an asset.

**Job type**
- Permanent Full-time - 35 hours per week.
- 8:00 am to 4:00 pm Monday to Friday (including one (1) hour unpaid lunch break)

**Salary**

Base salary: $25.47 per hour

**Application Deadline**

Dec 8th, 2023

**In compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA), the Archdiocese of Ottawa-Cornwall provides reasonable accommodations to individuals with disabilities. If contacted for an interview, applicants should make any accommodation needs known at that time.**

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 40 155,95$ à 70 311,79$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi

Expérien