Réceptionniste / Soutien Administratif - Dorval, Canada - Glencore

Glencore

Verified Company

Dorval, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

* An english version follows

**Sois le premier visage que l'on voit en entrant et mets ton entregent, ton efficacité et tes compétences administratives au service de nos professionnels pour contribuer au bon déroulement des activités.**

**Le poste en quelques lignes**

En tant que réceptionniste / soutien administratif, tu veilleras à offrir un accueil chaleureux aux employés et invités, en plus d'effectuer des tâches administratives variées pour soutenir les équipes en place. Rassure-toi, tu ne passeras pas ta journée à répondre au téléphone : le volume d'appels est faible.

**Plus spécifiquement, tu devras**:

- Accueillir les invités avec courtoisie et les diriger vers les personnes appropriées;
- Offrir un service personnalisé aux employés et invités et répondre à leurs diverses demandes, que ce soit par courriel, par téléphone et en personne;
- Ouvrir, trier et distribuer le courrier et la marchandise livrée;
- Préparer les envois postaux et le courrier sortant;
- Commander les fournitures de bureau;
- Faire les paiements, effectuer le suivi des factures et maintenir le registre à jour;
- Faire l'entretien léger de la cuisine quotidiennement, commander les fournitures pour la cuisine et maintenir l'inventaire à jour;
- Coordonner la planification des réunions internes (commander les repas pour les participants, faire la réservation de salle de conférences);
- Réserver les vols et les hôtels pour les employés du bureau;
- Assurer la mise à jour de divers répertoires (téléphonique, stationnement, etc.);
- Accompagner les nouveaux employés dans leur intégration des aires de travail.

**Es-tu celui ou celle que nous recherchons?**
- Diplôme d'études secondaires complété ou toute autre formation en lien avec le poste;
- Au moins un an d'expérience comme réceptionniste, en secrétariat ou en service à la clientèle. L'expérience en milieu corporatif est un atout important;
- Aisance dans un environnement informatisé et compétences de base dans l'utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office. Connaissance de MS Teams est un atout;
- Être amical et facile d'approche, une attitude positive et avoir le sens de l'initiative;
- Excellentes habiletés relationnelles, facilité à communiquer et souci marqué pour la satisfaction de la clientèle;
- Flexible, autonome et débrouillard;
- Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités à la fois ainsi qu'à travailler sous pression.

**Langues**:Bilinguisme (français/anglais - niveau avancé) est requis. La connaissance de l'espagnol est un atout.

**Horaire**: Lundi au vendredi de 8h-16h. Le poste est 100% en présentiel.

Dans le présent document, le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte.

- **Be the smiling face people see when they arrive and use your interpersonal skills, administrative competencies, and initiative to ensure the smooth running of the office.**

**About the role**

As a receptionist / administrative assistant, you will offer a warm welcome to employees and guests, in addition to performing various administrative tasks to support the diverse teams. Don't worry, you won't spend your day answering the phone: the volume of calls is low.

**More specifically, you will be expected to**:

- Greet guests courteously and direct them to the appropriate people;
- Open, sort and distribute mail and delivered merchandise;
- Prepare mailings and outgoing mail;
- Order office supplies;
- Follow up on invoices for accounts payable and keep the register up to date;
- Do light housekeeping duties in the kitchen, order kitchen supplies and keep inventory up to date;
- Coordinate the planning of internal meetings (order meals for participants, book meeting rooms);
- Book flights and hotels for office employees;
- Update various directories (telephone, parking, etc.);
- Support new employees in their integration and familiarize them in workplace.

**Do you have what it takes?**
- Completed high school diploma or any other training related to the position;
- At least one year of experience as a receptionist, in secretariat or in customer service. Experience in a corporate environment is an important asset;
- Fluency in a computerized environment and basic skills with Microsoft Office suite software. Knowledge of MS Teams is an asset;
- A friendly and approachable manner, a positive attitude and be a self-starter;
- Excellent interpersonal et communication skills with a strong focus on delivering excellent customer service;
- Flexible, autonomous, resourceful;
- Ability to manage multiple tasks and priorities at once as well as work under pressure.

**Language**: Bilingualism (French/English - advanced). Knowledge of Spanish is an asset.

**Schedule** : Monday to Friday - 8am-4pm. This role is 100% office-based.

**Job Types**: Full-time, Permanent

**Benefits**:

- Com