Coordonnateur Administratif à L'exploitation - Laval, Canada - The Cadillac Fairview Corporation Ltd

The Cadillac Fairview Corporation Ltd

Verified Company

Laval, Canada

1 day ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**_Incidence du poste :_**

Fournir une coordination administrative à l'équipe de détail de CF Carrefour Laval. Vous travaillerez avec le gestionnaire immobilier et le gestionnaire à l'exploitation pour offrir un service à la clientèle de première qualité. Vous travaillerez aussi en collaboration avec les locataires, les entrepreneurs et les autres intervenants concernés

**Ce rôle est un remplacement de congé de maternité ( mandat de 15 mois avec bénéfices)**

**_ Les r_**_ésultats que vous produirez :_**
- Préparer et gérer les documents et les bases de données pour les services d'exploitation et de sécurité, incluant les analyses de rentabilité, les contrats (assurances, WorkSafe, documents de préqualification), les communications confidentielles, les lettres aux locataires, les présentations, les plans, etc.
- Agir à titre de personne-ressource directe pour s'assurer que toutes les activités de construction et les travaux du bailleur sont bien coordonnés, organisés et gérés, tout en respectant les obligations du bail.
- Participer activement aux initiatives et aux processus d'amélioration continus qui concernent les projets et les programmes à simplifier ou les stratégies d'exploitation à faire progresser aux propriétés; contribuer, le cas échéant, au processus budgétaire annuel de la propriété et aider l'équipe d'exploitation dans l'exécution des stratégies pour dépasser le BAII (réunions de prévision, rapports sur les écarts) et l'IRC d'exploitation (nettoyage, demandes de service, rendement des ascenseurs) prévus au budget.
- Coordonner, organiser et gérer le calendrier quotidien et l'horaire des événements en planifiant les rendez-vous et en établissant les priorités des responsabilités pour assurer l'efficacité de l'exploitation.
- Répondre aux demandes des fournisseurs, des entrepreneurs, des services et des propriétés, ainsi que recueillir et diffuser les informations aux différentes parties, comme demandé.
- Préparer les contrats de travail selon les exigences des gestionnaires à l'exploitation et à la sécurité et s'assurer que la base de données des contrats est mise à jour précisément et régulièrement.
- Aider aux horaires d'entretien préventif et aux données de tous les actifs en s'assurant que tous les bons de travail sont correctement assignés dans le système informatique de gestion de l'entretien (Maximo), aider à l'accomplissement de l'entretien ménager et de l'entretien des ressources et des rendements métriques en cours, notamment le programme le Vert ça Rapporte, Archidata (et tout autre programme d'exploitation et de sécurité) pour remplir les exigences des programmes et assurer une efficacité maximale.
- Exécuter et analyser une variété de rapports comme demandé.
- S'assurer que tous les travaux des propriétés sont faits par des entrepreneurs ayant la certification Contractor Check et qu'un bon de commande ou un contrat a été créé avant le début des travaux.
- Gérer la documentation de sécurité et de conformité, ainsi que les rapports de suivi et de déficience.
- Gérer les archives de formation de la propriété.
- Coordonner le processus de facturation du service, notamment le suivi, le codage et les approbations des pouvoirs délégués.
- Rédiger les correspondances avec les locataires selon l'exploitation et les projets en cours à la propriété; s'assurer que les approbations requises sont reçues avant l'envoi de la correspondance.
- Exécuter les tâches d'approvisionnement en temps opportun, y compris la création et le codage des bons de commande, l'approbation des factures
- Fournir de l'aide aux adjoints administratifs lors de leurs pauses, leurs vacances et leurs absences, le cas échéant.
- Rencontrer les équipes de gestion des propriétés, les locataires, les fournisseurs, les entrepreneurs et la haute direction pour résoudre des défis d'exploitation et pour entreprendre de nouvelles initiatives.
- Assister aux réunions d'exploitation, de sécurité et de la CNESST (prendre des notes et fournir le procès-verbal), et assister à d'autres réunions, si nécessaire.
- Préparer et surveiller les activités des locataires concernant la construction du site.
- Exécuter d'autres tâches, le cas échéant.

**_ Exigences:_**
- Diplôme collégial ou universitaire
- Programme RPA ou BOMA, ou intérêt et enthousiasme à terminer le programme
- Minimum 3 ans d'expérience pertinente dans un rôle administratif à l'exploitation en propriété ou dans le secteur immobilier
- Connaissance et expérience d'administration des processus d'appels d'offres
- Connaissance approfondie des pratiques administratives, des politiques et des procédures d'entreprise ainsi que des procédures comptables
- Excellentes habiletés informatiques, avec une bonne connaissance de Gmail, de CTI, de Word et surtout