Agente Administrative ou Agent Administratif - Greater Sudbury, Canada - Université Laurentienne

Université Laurentienne

Verified Company

Greater Sudbury, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

On demande

Poste à temps plein

Fonctions

Sous la direction de la vice-rectrice associée, Affaires francophones, la ou le titulaire de ce poste apporte du soutien administratif pour plusieurs projets francophones et le développement de la francophonie à l'Université Laurentienne. Cette personne comprend le paysage francophone et travaille avec diverses unités de l'Université et des partenaires externes du secteur postsecondaire de l'Ontario et du Canada.

L'agente administrative ou l'agent administratif apporte également du soutien aux gestionnaires des affaires francophones en exécutant un grand éventail de tâches administratives quotidiennes, mensuelles et annuelles, entre autres:
Préparer et mettre à jour des documents, des rapports financiers, des plans d'activité et des rapports quadrimestriels;
Préparer, concevoir, réviser, relire et assurer le contrôle de la qualité de divers documents (cartes de temps, rapports, lettres, présentations, formulaires, tableaux, graphiques);
Organiser des réunions internes et externes, et y assister, réserver des salles, rédiger les procès-verbaux, préparer, produire et distribuer les documents, les ordres du jour et les procès-verbaux;
Recueillir et compiler des données et informations;
Recevoir, vérifier et transmettre les factures, les demandes d'autorisation, les formulaires de remboursement et les bons de commande;
Tenir le registre des dépenses et effectuer les rapprochements et le classement mensuel;
Effectuer les réservations pour les réunions et les voyages du personnel du Bureau des affaires francophones;
Recevoir les demandes de renseignements et y répondre, et accueillir et orienter les visiteurs;
Établir et tenir un système de classement efficace;
Établir et mettre à jour des bases de données contenant les coordonnées de partenaires, de groupes de travail et de comités et d'autres listes d'envoi ainsi que l'inventaire du matériel, des outils et des articles promotionnels;
Collaborer avec l'équipe du Bureau des affaires francophones pour régler la logistique des réunions, des conférences, des réceptions, des événements spéciaux et d'autres activités diverses;
Collaborer avec le personnel de soutien de l'Université Laurentienne;
Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.
Exigences
Deux années d'études postsecondaires (ou combinaison équivalente d'éducation et d'expérience), y compris formation en administration des affaires ou gestion de projets;
De deux à cinq ans d'expérience pertinente au niveau d'adjoint administratif;
Compétences avancées en français pour fournir le soutien approprié au Bureau des affaires francophones;
Expérience en administration de bureau et secrétariat;
Compétences en production de rapports et de tenue de livres et de bases de données;
Solides compétences en informatique (Google suite, Microsoft Suite, Adobe, Zoom) et connaissance des médias sociaux;
Compétences en mathématiques (connaissances de la comptabilité de base pour suivre les dépenses et gérer les budgets);
Excellentes aptitudes pour le travail en équipe;
Capacité de travailler indépendamment, de respecter des échéances serrées et de gérer les priorités tout en travaillant sur plusieurs projets;
Excellentes compétences en communication, relations interpersonnelles, réseautage, collaboration et résolution de problèmes;
Excellentes compétences en organisation, initiative, tact et discrétion;
Capacité de travailler aisément dans les deux langues officielles parlées et écrites, le français et l'anglais.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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**No. de poste**: L4046-05

**Traitement**: 32,89 $ - 37,69 $ de l'heure

**Concours se termine**:
Tuesday, le 16 April 2024 à16h30

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