Agent (E) de Bureau Et de Voyages - Montréal, Canada - Lune Rouge

Lune Rouge

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description de poste**

Établi à Montréal, le Groupe Lune Rouge, est à la recherche d'un (e) agent (e) de bureau et aux voyages au bureau Famille (Family Office). Sous la responsabilité de l'adjointe exécutive du Fondateur et en étroite collaboration avec elle, la personne titulaire du poste apportera un soutien administratif et opérationnel au coordonnateur des voyages du Fondateur ainsi qu'à l'adjointe exécutive.

L'agent (e) de bureau et aux voyages sera amené à remplacer l'adjointe exécutive du fondateur durant son congé annuel.

Les responsabilités de l'agent (e) de bureau et aux voyages sont les suivantes:
**Responsabilités**
- Assister dans la planification des voyages;
- Coordonner les préparatifs de voyage (hébergement; aviation privée et commerciale; transport au sol; activités sur place; vaccination; immigration; itinéraire et agenda de voyage détaillés; réservations diverses; etc.) pour le Fondateur et son entourage;
- Coordonner l'emploi du temps du Fondateur lors de ses déplacements à l'extérieur de Montréal;
- Assurer le suivi des adhésions, abonnements et renouvellements de documents de voyage (passeports; cartes de fidélité; visas; etc.) pour le Fondateur et son entourage;
- Coordonner l'hébergement et les déplacements des invites lors des événements spéciaux;
- Être la personne-ressource en tout temps lors des déplacements (selon les voyages, et en alternance avec la Coordonnatrice principale des voyages);
- Établir et maintenir à jour divers documents et bases de données liés aux voyages et au carnet d'adresses du Fondateur;
- Effectuer la lecture de documents de voyage, gérer leur classement et effectuer diverses recherches relatives aux voyages;
- Garder les différents intervenants informés des déplacements du Fondateur;
- Fournir les documents nécessaires concernant la facturation;
- Assurer un soutien à l'adjointe exécutive du Fondateur dans toutes les fonctions administratives (ex : entrée de données, rédaction de lettres, classement, etc.) et assurer la relève en son absence;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.

**Compétences requises**
- Doit avoir de l'expérience et une grande facilité à travailler avec un ordinateur de type Macintosh;
- Diplôme d'études collégiales;
- Minimum cinq (5) ans d'expérience pertinente dans un poste d'adjointe administrative et de voyages;
- Service à la clientèle exemplaire;
- Discrétion et sens de la confidentialité;
- Capacité à travailler dans un environnement multitâches;
- Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités;
- Capacité à travailler en équipe, faire preuve de jugement, d'initiative, d'autonomie et avoir le sens de l'organisation;
- Excellentes habiletés de communication et de rédaction;
- Bonne maîtrise de l'environnement Windows et Mac;
- Disponible à travailler en dehors des heures habituelles de travail (comme le soir et le weekend);
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit. L'anglais est exigé pour répondre à des demandes et des communications qui proviennent d'un peu partout dans le monde.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 55 000,00$ à 70 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés de Vacances et Compensatoires
- REER Collectif

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Disponibilité la fin de semaine
- Du Lundi au Vendredi

Expérience:

- administration: 5 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC