Adjoint-e Administratif-ve - Sherbrooke, Canada - Observatoire estrien du développement des commaunautés

Description

_Relevant de la direction générale, l'adjoint.e épaule les activités de l'OEDC en assurant la qualité du service client et en offrant un support administratif à l'équipe. La personne joue notamment un rôle de pivot en lien avec le suivi des dossiers avec le personnel à l'interne ainsi qu'avec les membres et partenaires à l'externe._

L'Observatoire estrien du développement des communautés (OEDC) est une ressource unique au Québec, créée en 2006 pour soutenir les communautés et les territoires de l'Estrie dans leurs besoins ayant trait à la mise en œuvre d'une approche en développement des communautés.

**DESCRIPTION DE POSTE**

**En collaboration avec l'équipe de l'OEDC, l'adjoint.e aura à**:

- Assister la direction dans la gestion de dossiers prioritaires.
- Effectuer des tâches administratives, du travail de bureau et de la recherche d'informations afin d'appuyer la direction générale et le personnel.
- Filtrer les appels, les courriels, le courrier et gérer les agendas de la direction générale, notamment en prenant les dispositions nécessaires pour les déplacements, les réunions et les événements.
- Agir comme point d'entrée et visage du service à la clientèle, aux membres et aux partenaires.
- Faire la gestion et les commandes de fourniture de bureau afin de répondre aux besoins du personnel.
- Effectuer la rédaction et la révision linguistique de divers documents.
- Prévoir, coordonner et participer à diverses réunions ; ordre du jour, présences, comptes-rendus et suivis.
- Organiser les réservations des repas, salles de réunion, rencontres, déplacements et voyages d'affaires.
- Soutenir l'équipe dans l'organisation d'événements.
- Gérer les renouvellements d'abonnement logiciels et outils informatiques de même que la préparation des outils pour les employés.
- Fournir un soutien technique au personnel.
- Préparer et effectuer le suivi des notes de service et d'outils divers (horaire, congés, inventaire de biens, etc.).
- Préparer les rapports et les données financières et tenir à jour la documentation de l'entreprise.
- Assurer la gestion des comptes recevables, comptes payables, factures, dépôts et commandes et les inscrire au système informatique.
- Préparer la paie et soutenir la gestion des feuilles de temps.
- Préparer la conciliation bancaire et effectuer la procédure de fin de mois avec le comptable externe.
- Participer à l'amélioration des processus du département administratif.
- Effectuer toutes autres tâches connexes.

**EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES**
- Diplôme d'études professionnelles (DEP/DEC) en bureautique, administration ou toute autre formation jugée pertinente ou équivalente.
- 3 années d'expérience dans un poste similaire.
- Compétences solides en tenue de livres.
- Bonnes habiletés de rédaction.
- Faire preuve d'autonomie, de dynamisme, d'entregent, et d'organisation.
- Maîtriser l'ensemble des logiciels de la suite Office, particulièrement Word, Excel et PowerPoint (requis) ainsi que Zoho (un atout).

**PROFIL RECHERCHÉ**
- Excellente maîtrise du français oral et écrit.
- Anglais fonctionnel.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches, prioriser et gérer efficacement son temps.
- Travaille bien avec les autres avec un minimum de supervision.
- Attitude positive et proactive.
- Être polyvalent et disponible.
- Esprit d'équipe marqué.
- Aisance avec les outils numériques.
- Respect de la confidentialité des dossiers traités.

**CONDITIONS**
- Contrat à durée indéterminée, 28 heures par semaine.

**RÉMUNÉRATION GLOBALE**
- Salaire horaire entre 22,07 $ et 27,72 $, selon la politique salariale, qui prévoit une reconnaissance de l'expérience supplémentaire.

**AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL**
- Assurances collectives après la période d'essai de 3 mois (Assurance invalidité, assurance maladie complémentaire, assurance vie, assurance voyage).
- Contribution de l'employeur à un REER collectif.
- Horaires flexibles.
- Jusqu'à 40 % du temps en télétravail.
- Climat de travail agréable.
- Dossiers stimulants avec des défis.
- Projets communs avec équipe multidisciplinaire.
- Style de gestion participatif et humain.
- Bureaux situés dans le projet Humano District, un hub d'innovation sociale où sont logés plusieurs artistes et organismes, dont un CPE qui priorise les enfants des travailleurs du projet.
- **Entrée en fonction**: Dès que possible.
- Seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées._

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 22,07$ à 27,72$ par heure

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Formation:

- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:

- administration: 3 ans (Souhaité)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Sherbrooke, QC J1K 1H8