Commis Secrétaire - Baie-Comeau, Canada - VILLE DE BAIE-COMEAU

VILLE DE BAIE-COMEAU

Verified Company

Baie-Comeau, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

CONCOURS 23-16

Commis secrétaire

(1 poste permanent)

Tu es à la recherche d'un nouveau défi stimulant ayant une portée régionale? Tu voudrais participer au rayonnement de la Ville de Baie-Comeau au sein d'une équipe dynamique? Voici ta chance. Nous cherchons une personne talentueuse telle que toi pour le poste de:
Commis secrétaire.

Pourquoi travailler à la Ville de Baie-Comeau?
- Conciliation travail-famille
- Horaire de 35 h sur 4 jours et demi ET un horaire d'été sur 4 jours
- Salaire entre 24,91 $ à 36,93 $ de l'heure
- Régime à prestation déterminée
- Congés flottants, temps remis et congés maladie
- Assurances collectives
- Contribution au rayonnement de la Ville de Baie-Comeau

Tes défis:

- Remplace ou soutient, en promotion s'il y a lieu, le commis et la secrétaire dans la gestion administrative des différents dossiers reliés à la mission du service.
- Reçoit les appels téléphoniques, les visiteurs, le personnel, leur fournit ou obtient par téléphone, en personne, par écrit ou par tout autre moyen les informations ou documents demandés selon les instructions reçues et les achemine au besoin à qui de droit.
- Rédige, saisit et corrige de la correspondance, des lettres, des rapports, des mémos, des ordres du jour, des comptes rendus, des protocoles d'entente, des demandes d'aide financière, des rapports d'activités, des appels d'offres, des formulaires ou tout autre document à partir de notes écrites.
- Reçoit, assigne, traite et assure le suivi de toutes les requêtes d'entretien ou plaintes des usagers du service.
- Reçoit et traite des demandes d'inscription et offre un soutien aux différents responsables des programmations (bande estivale, natation, opti-forme, etc.).
- S'occupe de la mise à jour et de la paramétrisation des données, de l'information, des publications, de la diffusion dans les différents logiciels ou plateformes de réseaux sociaux utilisés pour les opérations du service (site internet VBC, page Facebook, Instagram,

Pinterest, etc.).
- Offre un support auprès de la clientèle lors des différentes périodes d'inscriptions (bande estivale, natation, opti-forme etc.).
- Reçoit et traite toute demande de secrétariat, photocopie, assemble, monte, compile et classe divers documents, dossiers et registres et les achemine à qui de droit.
- Procède, selon les demandes, à la réservation de locaux, gestion des contrats de location et à l'émission de la facturation.
- Vérifie, codifie, compile et corrige les feuilles de temps du personnel d'entretien.
- Soutient le planificateur à l'entretien dans le suivi des commandes d'achat, réquisitions et avis de réception selon les normes en vigueur et en fait le classement.

CONCOURS 23-16
- Assiste le planificateur à l'entretien dans la préparation et le suivi du budget volet entretien en compilant et complétant les rapports demandés.
- À la demande de son supérieur, prépare et tient à jour les différentes procédures du service.
- Fait le suivi des demandes d'entretien (Excel).
- Alimente et met à jour les données lors de l'intégration de nouveaux logiciels.
- Effectue, sur demande, la cueillette des sommes perçues. Vérifie les sommes d'argent avec les pièces justificatives. Vérifie la codification, prépare le bordereau de dépôt et fait le suivi avec la Trésorerie.
- Réalise toutes autres tâches que son supérieur lui confie.

Ton bagage et tes forces:
En tant que commis secrétaire, tu pourras faire rayonner tes qualités et tes compétences, notamment grâce à:

- Un DEC en bureautique toute autre formation ou expérience reliée à l'emploi.
- 6 mois à moins de 12 mois d'expérience.
- Une bonne connaissance des logiciels courants (Windows, Suite Microsoft Office,

Outlook).
- Une connaissance avancée d'Excel.
- Une excellente connaissance des outils de communication entourant les médias sociaux

(Facebook, Pinterest, Instagram, internet, etc.).
- Une bonne connaissance de PowerPoint, Publisher ainsi que les logiciels ICO Target+,

Ludik, BeeOn Municipal, SFM (atout).

POSTULE DÈS MAINTENANT

À propos de la Ville de Baie-Comeau

Faire partie de l'équipe de la Ville de Baie-Comeau, c'est avoir à cœur nos citoyens et penser au rayonnement de notre région. C'est également faire preuve d'équité, de transparence, de rigueur, de compétence et de respect.

Nous sommes fiers du service offert aux citoyens depuis 1937, nous désirons répondre de manière efficace, innovante et responsable aux besoins et aux aspirations de la population afin de bâtir une collectivité où tous peuvent s'épanouir

À la Ville de Baie-Comeau, nous encourageons la diversité sous toutes ses formes et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les différences.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 24,91$ à 36,93$ par heure

Lieu du poste : En pré