Agent ou Agente de Secrétariat - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente.

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook, Powerpoint
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Peoplesoft, Adobe Acrobat X Pro, Bases de données du Collège sur FD-Dexero et Dexero eCommerce.

Le mandat consiste à travailler en appui à l'équipe pédagogique pour offrir toutes les formations sur mesure du Collège, incluant les communications avec les participants, les formateurs et les organisations clientes, la facturation, le paiement des formateurs et du suivi de l'émission des attestations de formation

**Plus spécifiquement, vous aurez à**:
Recevoir et répondre aux demandes des clients et des intervenants dans le cadre de notre mission première, former les administrateurs et administratrices;
Réviser et effectuer la mise en forme d'une grande quantité de matériel pédagogique des cours du Collège sur Power Point et s'assurer de la grande qualité du français;
Saisir ou corriger des documents sur traitement de texte (plans de cours, examens, calendriers, propositions de service), rédiger des lettres et des notes de service;
Travailler à la logistique des formations incluant la réservation des locaux, la prise des présences, la confirmation des participants, le suivi avec le traiteur et collaborateurs, la création des liens Zoom pour les formations en ligne, etc. Être présent sur les lieux et assurer un service à la clientèle constant (virtuellement ou en salle selon le cas);
Effectuer une comptabilité en parallèle au système comptable (fichier Excel) par poste budgétaire pour tous les projets de formations sur mesure et autres qui lui sont confiées;
Effectuer la mise à jour des informations dans la base de données des intervenants et professeurs du Collège et assume la qualité des données;
Etc.