Coordonnateur Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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MaxBell School of Public Policy - Faculty of Arts

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participer à l'organisation des activités de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Assurer la maintenance des systèmes d'information.

Principales responsabilités:
- Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.- Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l'unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.- Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l'exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d'orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.- Administrer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.- Réunir des renseignements afin de préparer des demandes de subvention, établir la liaison avec d'autres organismes dans le cadre de cette compilation et en coordonner la présentation. Agir en tant que personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures internes ainsi qu'à celles des organismes de subvention. S'assurer que les renseignements sont complets et que les lignes directrices sont respectées.- Tenir à jour les dossiers des employés et remplir la documentation relative aux paiements, aux avis, aux nominations, aux promotions, aux congés sabbatiques, aux absences, de même que d'autres formulaires administratifs. Expliquer les procédures à suivre. Veiller au respect des échéances.- Mettre à jour l'agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.- Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l'appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d'une intervention d'une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.- Parcourir et trier le courrier. Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux questions dans sa sphère de responsabilité. Prendre note des mesures qui s'imposent et assurer un suivi.- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.- Coordonner l'organisation d'événements comme des symposiums et des conférences. S'occuper des préparatifs de voyage.- Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d'utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l'utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.- Assurer la disponibilité des fournitures et de l'équipement et effectuer les achats. Fa