Admin. Adjointe ou Adjoint à La Doyenne ou Au Doyen - Ottawa, Canada - University of Ottawa

University of Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A

Famille d'emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Cabinet de la doyenne ou du doyen

Campus:
Pavillon Simard

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d'affichage:
July 06, 2023

Date de clôture:
July 17, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 07

Échelle salariale:
$55, $69,783.00

Raison d'être du poste

Sous la direction de la Spécialiste intermédiaire, Ressources humaines professorales, fournir un soutien administratif au cadre académique afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. À cette fin, pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs et académiques, coordonner des événements et des projets assignés.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

- Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger la clientèle interne et externe au nom du cadre académique. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre académique, en juger la pertinence et l'urgence pour assurer les suivis et impliquer le cadre académique lorsque nécessaire. Agit à titre de personne ressource auprès des étudiants et le personnel enseignant pour les questions procédurales relatives aux dossiers de fraudes scolaires, aux appels de notes et aux échecs de stages.
- Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre académique. Assister aux réunions présidées par le cadre académique pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d'assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le cadre académique. Préparer les demandes devant être soumises au Sénat ou aux hautes instances de l'Université pour approbation et fait les suivis nécessaires pour connaître et communiquer les décisions prises.
- Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du cadre académique, fixer et confirmer les rendez-vous afin d'assurer l'emploi optimal de son temps. Organiser et coordonner la tenue des réunions et des comités qui sont présidés par le cadre académique et toutes autres rencontres ou événements spéciaux qui lui sont demandées afin d'assurer le bon déroulement de ces activités. À cette fin, faire la réservation des salles de rencontre, tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises. Pourra être appelé à assister aux réunions en cas d'absence du cadre académique.
- Conventions collectives : Pourra être appelé à fournir un appui administratif aux activités reliées aux conventions collectives du personnel enseignant tel que les renouvellements de contrats, les demandes de permanences, les promotions et les congés afin d'assurer le respect des divers échéanciers stricts.
- Gestion des dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l'archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.

Ce que vous apportez:

- Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.
- Au moins trois (3) années d'expérience manifestées dans un rôle semblable
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Connaissance des structures de l'Université, de la Faculté et ses programmes d'études et les règlements scolaires.
- Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
- Expérience de la production de rapports.
- Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
- Initiative, autonomie et bon jugement
- Bon sens de l'organisation.
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l'Université d'Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa:
Planification : Mett